ACTUALIZACION SECRETARIAL

Actualización secretarial

Objetivo: Al finalizar el curso aplicará los conocimientos adquiridos en su empleo.

Índice

1. El papel de la Secretaria en la Empresa Moderna

2. La Personalidad de la Secretaria

3. Las Relaciones Humanas y las Relaciones Públicas de la Secretaria

4. Herramientas para la Oficina

5. Comunicación: importancia proceso y modelo

6. Servicio al cliente o usuario: el placer de servir

7. Desarrollo y Superación personal

1. El papel de la secretaria en la empresa moderna

La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto. En los siglos pasados se usó casi siempre en masculino, tal como hoy la usamos al referirnos al secretario de Gobernación y al secretario de educación pública. Evoca de inmediato temas tales como los tratados internacionales, los archivos privados, las reuniones de altos funcionarios, los tribunales secretos, etc.

Actualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica más bien a una dama que redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, prepara actas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo.

No cabe duda, es un mundo nuevo, que ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y la elegancia propias del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.

Nos atrevemos a decir que el haber inventado este modo de presencia femenina fue genial, tal como fue una genialidad hace 120 años la idea de Florence Nigthingele de llevar a la mujer a los ejércitos y a los campos de batalla, en la modalidad de la enfermera castrense.

Por otra parte, es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.

La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.

Los contextos de desempeño de este cargo son diferentes y polifacéticos: una cosa es la secretaria en una grande transnacional; otra en una oficina de la administración pública; otra en un pequeño taller de imprenta; otra en el consultorio de un dentista en un pueblito de 10,000 habitantes.

Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

2. Personalidad de la secretaria

El ser humano se involucra en su trabajo, los psicólogos dicen que se proyecta, es decir, que "se pone", o pone parte de sí en lo que hace, no puedes hacer una dicotomía o separación entre tú y tu trabajo.

Existe una gran diferencia entre el trabajo de un hombre y el de una máquina: una computadora no sería nunca una secretaria igual a tí. Es única y es mujer; tu actividad secretarial lleva tu sello de persona "equis" y tu sello de mujer. Si te intercambiaran por un varón, las coas se modificarían en manera apreciable.

La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.

Rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria:

• FÍSICOS

o Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.

• MENTALES

o Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.

• DE CARÁCTER

o Lista de rasgos que con tu experiencia y sentido común podrás entender y aplicar:

1. Cortés, respetuosa, sabe escuchar con atención.

2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones

3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.

4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.

5. Segura

6. Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas

7. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa

8. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.

9. Optimista, alegre

10. Discreta

11. Honrada y honesta

12. Servicial

13. Fiel y leal a su jefe y a la empresa

3. Las relaciones humanas y las relaciones públicas de la secretaria

Todo acto en que intervengan dos o más personas y la interacción entre ellas, es una relación humana.

Los seres humanos no somos islas, ni somos hongos. La personalidad en la interacción. La psicología moderna ha evidenciado el impacto decisivo de las relaciones humanas en la infancia para la formación del carácter. También las empresas se forman y se desarrollan en la interacción.

Tu como secretaria , te encuentras inmersa en una red de relaciones más o menos vasta y más o menos densa, según tu empresa y según tu puesto específico.

Tus interacciones caen dentro de dos grandes casilleros:

...