ACUERDO 060 ARCHIVO

Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

Vídeo de reflexión sobre el procedimiento legal que debe tener los documentos y sus contenidos, incluyendo la forma de cómo se deben recibir y despachar, según las especificaciones de la unidad de correspondencia. En este caso es el procedimiento realizado en la universidad del Cauca, en la oficina única de gestión documental. Me parece un proceso un poco tedioso de lo que se hacía en un proceso de gestión documental antiguo, pero con mejores y más rápidos resultados. Se evitan contratiempos y problemas legales por mala recepción de documentos o pérdida.

Al recibir los documentos se verifican, código de oficina, serie, sub-serie, consecutivo, fecha, asunto, que se encuentre firmado, numero de anexos y se pregunta por el procedimiento de las copias. Se entrega el recibido debidamente sellado. Lo que me parece rápido, ágil, y 100% seguro es el hecho de ingresarlo y radicarlo en el sistema. (Se ingresa fecha, radicado, empresa, No documento, hora, tipo documento, fecha documento, remitente oficio, anexos, asunto, comunicación interna o externa, destinatario de la correspondencia, dependencia, quien va a llevar la correspondencia (mensajero); luego la correspondencia para a otra área para llenar un formato, luego ser llevada a un cubículo donde será finalmente llevada por el mensajero y luego ser entregada a otra área de destino, con su debido procedimiento también. Podría pensarse en un procedimiento largo y tedioso, pero al final se verifica la eficiencia del procedimiento, y la seguridad de tener un soporte bien organizado para futuros acuerdos, negocios o problemas legales que pudieran ocurrir en cualquier instancia.

4. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.

- En la primera lectura o video se muestra el proceso de gestión documental en una ventanilla única.

La idea clave seria, “Buena radicación en la recepción”.

- En la lectura del video ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN- ACUERDO 060 / 2001. Las ideas claves serian:

“Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental”.

“Leer los procedimientos para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.

“Un buen Programa de gestión documental.”

- En la lectura del video de PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA, las ideas claves son:

“Como Proceder para la gestión de la correspondencia”

“Saber clasificar los documentos”

“Aprender a distribuir los documentos”.

5. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

-Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Cuando llega el cliente con una copia de factura, se busca el artículo a entregar con el número de copia o el nombre del cliente, anotado en esfero y en un papel a mano (la administradora no coloca la otra copia en el artículo, donde debería ir correctamente). Se entrega el artículo, se guarda la copia recibida en un archivo de mano, mientras se cierra el negocio, y luego es organizada y llevada al archivador general. La otra copia y original se mantienen en el facturero, hasta cuando se termina y luego es empacado en una caja de archivo. Allí se puede ubicar para cualquier reclamo o extravió de algún recibo.

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

Normalmente la copia sale de la empresa pero es devuelta a ella misma después de un tiempo, para la entrega del artículo. Diría

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