ANALISIS CASO PLANTEADO SOBRE LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS, CATEGORIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y PUNTOS CRITICOS
Enviado por lauradani4785 • 17 de Noviembre de 2016 • Apuntes • 1.751 Palabras (8 Páginas) • 400 Visitas
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TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTIVA
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 (AA2)
ANALISIS CASO PLANTEADO SOBRE LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS, CATEGORIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y PUNTOS CRITICOS
APRENDIZ:
LAURA DANIELA MARTINEZ HURTADO
JORGE HERNANDO DAVID MONTOYA
MEDIACION VIRTUAL- COLOMBIA
2016
INTRODUCCIÓN
La solución de conflictos es una competencia quedo todo profesional o líder debe poseer, en toda interacción humana existe la probabilidad de conflicto debida a diferentes causas, en una organización un conflicto entre los miembros puede generar grandes consecuencias que pueden de ir desde la pérdida del ambiente laboral hasta la perdida de negocios y clientes, por tales razones controlar desde un inicio cualquier conflicto es de vital importancia para evitar que se pueda esparcir y quedar fuera de control.
OBJETIVOS.
Objetivo General.
∙ Proponer Soluciones al Problema propuesto en la guía de actividades.
Objetivos Específicos.
∙ Destacar la importancia de un buen administrador de empresas y los retos en la solución de problemas.
∙ Dar pautas para mejorar los procesos administrativos y logísticos internos de una empresa.
∙ Dar alternativas para la solución de problemas desde diferentes aspectos logisticos.
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Haciendo un análisis de la situación puedo deducir que la empresa Pio Pio Y Más Pio es una empresa de alta demanda de comercio en su plaza lo cual requiere de mucha seriedad, puntualidad y alta transparencia en su facturación y con el flujo de caja financiero que tienen pueden reestructurar de una maneja mejor sus sistema que evitando costos de contratación de personal.
Cuando no hay un orden lógico por resultado todo funcionara mal y la falta de compromiso de todos los empleados se notaba en cada función, cada eslabón fallaba y por ende el producto no era el esperado como por ejemplo la pérdida de clientes potenciales.
Falencias Soluciones
En esta empresa es notable es desorden y se repite en varias ocasiones que el personal encargado de la entrega de los pedidos hace la ruta como le parece o a su conveniencia no llegan a tiempo donde el cliente, la falta de planeación en la realización de las rutas y los posibles contratiempos que pueden ocurrir, la persona encargada de facturar y/o realizar la orden de pedido lo hace mal envía el pedido incompleto cuando el vendedor a confirmado su existencia. | Implementación de un software , donde se ingresen la dirección de los clientes y automáticamente se imprima la ruta, e implementar un supervisor que vigile los camiones por medio de GPS y administren los tiempos. |
Falsas ventas, donde el producto no está producido y mal información de los vendedores a los clientes. | Se debe hacer una evaluar cuanto se está produciendo y cuáles son las demandas para Saber si se puede cumplir con los requerimientos de los clientes. El ingeniero de producción debe sacar unas estadísticas donde se refleje que producto tiene más salida. Hoy en día hay software para administración de inventarios en tiempo real donde se evidencien registros reales y cuando los vendedores apartes pedido estos se aseguren. Sandra –lider del área supervisora de distribución debe ser una persona atenta con mucha responsabilidad en el tema despachar las cantidades exactas y el material correcto no debe equivocarse como el del caso anterior que despacho alas cuando era muslos lo que el cliente estaba pidiendo. |
Problemas de comunicación | Capacitar al personal en diferentes labores tales como trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales para que cuando falte alguno por cualquier circunstancia alguien pueda llenar ese vacío sin afectar la producción o la rotación de puestos para que todos que hacer en momento de crisis para que todos se ayuden entre si. |
ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA
La raíz del conflicto surge porque varios clientes han realizado reclamaciones acerca de defectos de calidad, tiempos causados por inadecuados despachos o pedidos erroreos, mal manejos de facturación , estas quejas han llegado atreves de los vendedores , jefe y despachadores y este se las comunica directamente al jefe de despachos, el cual contesta de forma airada; este es el inicio del conflicto que se esparce sin control por todos los procesos de la organización, si realizáramos una análisis de 5 porqués que es una metodología para encontrar la raíz de problemas, podríamos identificar que la causa real de este conflicto en particular es que no existe un procedimiento regular por la cual la empresa permita a sus clientes realizar reclamaciones si existiera las reclamaciones se realizarían transversalmente a los proceso; esto también se evidencia en un momento del problema cuando el jefe de despacho y los vendedores informan que ya ha solucionado directamente los problemas con los cliente, en la organización debe haber un proceso que se encargue de recibir, gestionar, analizar, concluir y solucionar las reclamaciones de los clientes, los procesos causante de las no conformidades no deberían realizar una comunicación directa con el cliente ya que pueden generar un efecto de Juez y Parte, por tal razón es necesario que la organización debe implementar procedimientos o procesos para atender estas circunstancias.
METODOLOGÍA QUE SUGERIMOS EL GRUPO PARA ANALIZAR EL PROBLEMA
- Alternativas: Analizar las posibilidades más factibles para llegar a un acuerdo mutuo o sino retirarse del acuerdo.
- Intereses: Enfocarse en las metas objetivas como compañía independientemente de las subjetivas.
- Compromisos: Éstos deben ser enfocados en planteamientos verbales o escritos, para que las metas se puedan alcanzar con acuerdos mutuos e independientes de los conflictos que se tengan y así puedan llevar a alcanzar un bien común.
- Comunicación: Ésta debe ser bilateral, clara y puntual para así evitar tergiversar la información e impida llegar a donde se quiere.
- Relación: Una excelente relación ayuda a la consecución de los objetivos y el éxito de una organización se ve reflejado en un muy buen trabajo en equipo.
- Organización: educar administrativamente a las estructuras de la compañía para la consecución de metas.
- Planeación: proyectar a futuro las estrategias y cómo las voy a alcanzar, tener plan B por si falla algo y estar preparado a las dificultades.
- Motivación: incentivar al empleado para que haga sus labores excelentemente.
- Control: vigilar constantemente los procesos internos.
PROBLEMAS Y SITUACIÓNES PÀRA SOLUCIONAR
Organización: se tienen serios fallos a nivel de organización, ya que las personas involucradas en el conflicto no tienen definido de manera clara quien le rinde cuentas a quien, como debe obrar o que decisiones deben tomar para poder realizar la Gestión de las quejas y reclamos de los clientes etc.
Control: No se tienen implementados controles para manejar y tratar las quejas y reclamos de los clientes; si se tuvieran controles, procedimientos, planes definidos para atender estas situaciones, pues no se hubiera llegado hasta esta instancia de despedir 50 empleados sin que nadie realizara la debida Gestión con el cliente y la mejora en pro de ellos.
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