ATRIBUCIONES - RESUMEN.

AUXILIAR No.1

REPORTES

• FLETES: por lo general la captura de fletes se debe hacer el mismo día que son recibidos, al menos que los fletes se reciban a las 5 pm, pero en días de cierres no importa la hora deben quedarse ingresados, y por lo general estar preguntando los lunes si hay fletes ya que en importaciones a veces los retienen mucho, no es obligación nuestra hacerlo pero es para evitar el acumulo de facturas después.

• LIQUIDACIONES: en el caso de las liquidaciones es lo mismo que con los fletes, se trata la manera que el día que se reciben las liquidaciones ese mismo día se haga la captura, ya que la mayoría de veces ya vienen muy atrasadas, claro que no es problema de nosotros pero después a cuentas por pagar le tiran la bolita, entonces por lo general se les daba prioridad a los de ventas y a promotores de mercadeo ya que a ellos ya no se les emite anticipo, las liquidaciones del Lic. Isaías Ramírez y Lic. Mario Pacheco, deben liquidarse al hacer la captura de la liquidación ya que a ellos siempre de les emite anticipo.

• FACTURAS DEL EXTERIOR: cuando vienen facturas del exterior sino se pueden confirmar el mismo día se puede hacer a más tardar al día siguiente, por que muchas veces ya viene vencido el crédito que se tiene con el proveedor, en lo particular yo elaboraba mi reporte de las facturas que tenia en físico para ver cuales tenían que enviarse a pago, cuales se iban a retener y cuales con crédito, el día lunes o martes, para poder llevar un mejor control, las facturas deben enviarse a pagar 10 días antes que venza el crédito, en especial las de Tetra Pak por los convenios que se tienen con ellos.

• ANTICIPOS DEL EXTERIOR: con los anticipos del exterior de igual forma emitía mi reporte cada día lunes o martes, mi reporte de los anticipos pendientes de liquidar y  también un reporte para localizar los Boucher que no están en físico en el departamento para poder tener la papelería completa en el departamento.

• TETRA PAK MATERIAL DE EMPAQUE: el reporte debe ser actualizado siempre que vengan facturas por compras de material de empaque, y que te lo envíen a ti para que estés enterado de como esta distribuido todo, para que el día que lo soliciten en contraloría que por lo general ahí es donde lo solicitan el reporte siempre este actualizado y no nos agarren en curva como me sucedió a mi la última vez.

• TETRA PAK CONTRATO ALMIX: hay un reporte donde se detallas las facturas del contrato de Almix, este también debe ser actualizado cuando se reciban facturas por contrato o se apliquen notas de crédito.

• TETRA PAK CONTRATOS: el reporte de los contratos debe ser actualizado cada vez que envíen n/c para aplicaciones en contratos de igual manera te lo deben enviar para poder llevar un control de esto.

• DETALLE FACTURAS TETRA PAK: en lo personal yo hacía mi reporte del detalle de facturas de Tetra Pak los días lunes para poder llevar el control con los días de crédito.

• SUNFLOWER: las facturas de este proveedor se deben confirmar y seguidamente aplicar, no pueden quedar facturas confirmadas y pendientes de aplicar dentro del mes, ya que todo lo que viene se aplica, así mismo se le debe solicitar a Roberto Alvarez una integración de los reintegros que hace la familia Kong ya que en ocasiones no nos enteramos y no se aplican dichos reintegros por lo menos solicitarlo unos 5 días antes que venza el mes, también se lleva un detalle de aplicación de facturas el que debe ser actualizado con cada factura que se confirma en el departamento.

• FACTURAS POR HONORARIOS DEL EXTERIOR: por lo general estas facturas las trae María Teresa, a estas se les debe hacer el ingreso el mismo día o a más tardas el día siguiente ya que deben enviarse a retención, y en ocasiones urgen los pagos por que igual vienen atrasados.

• VIÁTICOS: yo elaboraba mi reporte de viáticos pendientes de liquidar los días lunes para poder llevar un control de los anticipos, así pasaba toda la semana liquidando y el día lunes podía ver que no se liquido en la semana que paso.

Por lo general cuando hacía mis cuadros, por ejemplo el de viáticos, anticipos y facturas del exterior se lo enviaba a Herberth para que el estuviera enterado de como estaban los estatus, el reporte de anticipos del exterior pendientes de liquidar se le debe enviar a Oscar por lo menos 2 o 3 veces por mes para que el actualice los estatus o bien programar reuniones en su oficina por que por lo general nunca responde los correos que se le envía, entonces cuando el da los nuevos estatus hay que actualizarlos en la bitácora.

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