Acuerdo 060 Marco Legal

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)

Establece lineamientos y procedimientos en las entidades públicas y privadas, que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, bajo principios que rigen la Administración Pública:

Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas fijar políticas y establecer reglamentos necesarios.

Ley 594 de 2000, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 527 de 1999, defiende y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las mismas firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarias existentes en la Administración Pública.

Las entidades deberán establecer de acuerdo a su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación (medio por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley) y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan a la desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

La comunicaciones Oficiales, son aquellas recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia, son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario.

Documentos Original, es la fuente primario de la información con todos los rasgos y características (Articulo Decimo Cuarto: Imagen corporativa: las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorando y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existente para el efecto, leyenda de pie de página, dirección, el número de conmutador, fax, dirección pagina web y la dirección del correo electrónico de la entidad) que permiten garantizar la autenticidad e integridad.

Documentos Público, es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Registro de comunicaciones oficiales, es el procedimiento mediante el cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre o entidad, remitente o destinatario, código o número de la(s) dependencia(s), número de radicación, componentes, nombre del funcionario, responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (este tiempo se empieza a contar a partir del día siguiente de radicado el documento), entre otros.

Serie documental, conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Tabla de Retención documental, listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos

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