Administracion De El Tiempo

Administración efectiva de el tiempo

Registro de el tiempo

A través de esta manera se puede plasmar de una manera cuantificable cuales son las actividades que consumen la mayor parte de tiempo .

Puntos de importancia al realizar lista de actividades por realizar

• Cuanto tiempo tengo en mi jornada?

• Como administrar mi tiempo?

Es importante registrar todas las actividades (por pequeñas que parezcan).

Es necesario Registrar toda actividad, categorizar y registrar el tiempo que consume cada una de ellas, a fin de identificar:

Que beneficios obtengo c/ estos datos

1.-Identificar áreas de mayor problema 2.- identificar los cambios a realizar.

Los puntos a considerar para registro de datos son:

 Mantener un registro diario

 Categorizar

 Prioritizar

 Analizar datos

Identificar los mayores desperdicios de tiempo

 Enfoque en tareas innecesarias

 No delegar

 Socializar

Objetivo de modulo

Visualizar, Categorizar actividades, asignar niveles de prioridad e identificar tipos de desperdicios de tiempo, para buscar eliminarlos.

Planificación y Prioritizacion de Tiempo

Para lograr una exitosa planeación de tiempo es importante definir metas concretas, medibles, alcanzables, realistas.

Una vez definida la meta, se debe realizar un lista de tareas considerando deberán como serán medidas, y programadas. Una vez realizada la lista de tareas se deberá dar prioridad deacuerdo a su importancia y urgencia.

Considerar matriz para categorizar actividad para ubicar acción antes de realizarla.

Urgente e importante.- Tareas en este cuadrante tienen la más alta prioridad, requieren tiempo y esfuerzo para realizarse en menor tiempo posible.( acción inmediata)

Urgente pero no importante.-Tareas en las cuales se debe de dedicar tiempo cada día, ya que si no se resuelven satisfactoriamente se convierten en urgentes.

No urgente pero importante.- Tareas las cuales no son importantes y no quiero invertir mucho tiempo en resolverlas,.(llamadas, responder correos, ayudar a otra persona a realizar tarea).

No urgente y no importante.- Tareas con la menor prioridad son aquellas que se resuelven cuando no tengo nada más que hacer (limpiar correo, platicar con colegas).

Es importante calcular el tiempo real para realizar actividades y lograr cumplir tareas

 Tareas secuenciales (trata de aquellas que consideran ordenar deacuerdo a sus fechas de inicio y el tiempo que se tiene disponible para la realización, este tipo de tareas es recomendable cuando realizan en periodo de tiempo muy extensos.

Es importante calcular el tiempo real que tomara realizar cada tarea, ya que depende de esa estimación, el realizar calendario una fecha factible para el cumplimiento de cada tarea.

Ladrones de tiempo

Es considerado un desperdicio de tiempo, dos ejemplos de su origen pueden ser.-

Internos.-Cuando se toman demasiadas tareas, por no saber decir no.

Externos.-Cuando que están fuera de mi control (interrupciones en oficina o por correo, llamadas o movimientos innecesarios.)

Puntos a considerar

 Decir “No” a nuevas tareas

 Minimizar el tiempo empleado en llamadas

 Evitar que las “visitas” consuman mucho de nuestro tiempo

 No hacer demasiadas cosas (multitasks)

Consecuencias negativas (estrés, fallar con las responsabilidades)

Como contra restar

• Conocer responsabilidades y metas valuar la importancia

• Planear tu tiempo, medir tiempo para conocer el tiempo disponible y saber si la meta de el día se cumplirá al aceptar mas trabajo.

Razones por las cuales se demoran realizar actividades

1. No saber cómo empezar una tarea

2. Miedo a equivocarse

3. Evitar tareas desagradables.

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