Administracion De La Cartera

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ADMINISTRACIÓN

“Un prestigioso empresario definía la cartera como el “propio banco”. La concepción de un negocio industrial considera que el ciclo operativo empieza con un diseño y la compra de la materia prima, continua con el proceso productivo, pago de la mano de obra y otros pagos, y termina con la venta y el recaudo de la cartera. Lógicamente todos los días se inician y se terminan ciclos. Si la estructura financiera es adecuada,, salvo en casos muy especiales, el activo corriente debe ser superior a los pasivos corrientes.

Manteniendo los inventarios dentro de los límites fijados al definir la producción de los activos, es de esperarse que la cartera produzca recursos suficientes para atender las obligaciones de corto plazo, sin embargo en la mayoría de los casos la cartera más que un banco, se constituye en un verdadero problema. Muchas veces se dan casos de compañías que a pesar de presentar unos buenos indicadores de liquidez, enfrentan permanentemente graves problemas de circulante”

Dentro del marco de una Moderna Administración Empresarial, la correcta administración de la cartera es un proceso básico y representa para la empresa una herramienta fundamental para su desarrollo y éxito económico.

La administración de la cartera tiene características especiales: Sus procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.

Esto exige que la administración de la cartera sea eficiente. Esta eficiencia se puede lograr mediante una administración científica en donde se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación, Organización, Ejecución, Dirección y Control.

Muchas veces no basta con que se haya estudiado cuidadosamente un cliente y otorgado correctamente el crédito. Es necesario cuidarlo, prestarle una atención especial, según las circunstancias. Todo lo cual se obtiene con la administración de la cartera. Cuantos créditos correctamente otorgados se pierden porque o no se administraron, o su administración fue deficiente.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes.

Estos procesos administrativos deben ser objeto de una revisión permanente, a través de procesos de mejoramiento continuo, con el fin de garantizar su agilidad y eficiencia.

La recuperación de los créditos por medio de la cobranza es tan esencial para las finanzas de la empresa que es necesario darle la importancia que requiere, pues las ventas se verán afectadas por la cartera vencida, por cuanto las ventas vencidas impiden el despacho de nuevos pedidos o el otorgamiento de nuevos créditos.

Es necesario “Educar” al cliente porque cuando se permite que pague con atraso en forma permanente, es muy difícil lograr que se ajuste nuevamente a las condiciones pactadas.

Uno de los factores fundamentales y quizá el más importante de las funciones de la administración de la cartera es la Planeación. A través de ella es posible determinar hacia donde se quiere llegar y la manera de hacerlo, es decidir determinar con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quiénes deberán hacerlo.

En otras palabras: Se trata de proyectar el futuro y los medios efectivos para alcanzarlo. Predecir el futuro nunca ha sido una labor sencilla y menos actualmente por las condiciones tan cambiantes de nuestro mundo social y económico. Aunque en ocasiones los mejores planes se pueden ver influenciados por factores adversos inesperados, el no planear aumenta el riesgo y hace que los negocios queden al garete. La intuición y la experiencia solas no garantizan la supervivencia de una empresa.

Se debe advertir que un plan por sí solo no es sinónimo de desarrollo y efectividad. Debe ir acompañado de una ejecución exitosa. Esto último nos hace afirmar lo que los teóricos de la administración han dado en llamar los hermanos gemelos de la administración: “La planeación y el control”. Pero no se puede controlar, lo que no se ha planeado.

Citemos algunos aspectos a tener en cuenta cuando iniciemos el proceso de planeación:

• La planeación es el desarrollo de la toma de una decisión anticipada. Si se quiere emprender una determinada acción, es necesario antes haber tomado la decisión de lo que se va a hacer y de cómo se va a hacer. Todo plan debe ir orientado al logro de un objetivo específico, determinando la utilización de los recursos necesarios para obtener lo decidido.

• Toda persona vinculada a la parte directiva de la empresa, en sus distintos niveles, debe planear. Su dedicación a esta actividad variará de acuerdo a la labor que desarrolla. En el caso de la administración de la cartera, el Gerente Nacional de Crédito, por ejemplo, hará la planeación de carácter nacional, fijando pautas, quizá montos, etc. y los jefes regionales, zonales, de oficina, Etc., planearán sus propias actividades sobre la cartera, en sus respectivas unidades administrativas.

• La eficiencia de un plan se confirma en la medida en que los objetivos sean logrados a un costo racional posible.

• Los planes deben responder a las posibilidades del grupo en cuanto a recursos. El aspecto humano es de vital importancia. Un programa que atente contra las aspiraciones, satisfacciones o posibilidades de un grupo, puede traer serias consecuencias negativas en cuanto a productividad. En el caso de la cartera este principio debe ser cuidadosamente observado, especialmente al fijar las metas de recaudo: Exigir metas inalcanzables crea resistencia desde el comienzo y, por consiguiente, lleva al fracaso el plan.

• La planeación debe ser flexible, debe contemplarse la posibilidad de cambiar de dirección en un momento determinado. Gran parte del éxito depende de la habilidad del administrador para detectar los factores que puedan impedir el cumplimiento de una decisión.

Si se conoce dónde se desea llegar, es posible determinar cómo lograrlo; de ahí que fijar los objetivos es el primer paso de la planeación.

Si realizamos un diagnóstico real de oportunidades, inmediatamente se debe concretar en qué medida se van a aprovechar estas oportunidades.

Un objetivo se entiende como la meta final hacia la cual tienden todos los esfuerzos de un grupo, orientado por un plan.

Los objetivos deben ser: claros, precisos y factibles de cumplir.

Partiendo de un objetivo general se fijan los objetivos o metas específicos de cada departamento ó sección de la empresa. Hasta donde sea posible, los objetivos deben ser cuantificables. Por ejemplo,

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