Administracion De Recursos Humanos

RRHH (Recursos Humanos): Sistemas de información

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE DATOS

Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización empresarial puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con las fuentes de datos. Aunque están separadas, estas redes de información se superponen e interactúan.

Datos son los elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es sólo un índice, una manifestación objetiva, posible de ser analizada subjetivamente, es decir, exige interpretación del individuo para poder manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Los datos permiten obtener información cuando están clasificados, almacenados y relacionados entre sí. Así como los datos aislados no constituyen información, la información aislada también carece de significado. Si los datos exigen procesamiento (clasificación, almacenamiento y relación) para que puedan realmente informar, la información también exige procesamiento para que pueda adquirir significado. La información presenta intencionalidad, aspecto fundamental que la diferencia del dato simple.

El término procesamiento de datos1 designa la gran variedad de actividades que se llevan a cabo tanto en las organizaciones, y en los grupos sociales, como entre personas: existen cierto volumen de datos o informaciones iniciales (en los archivos, en las expectativas o en la memoria) a los cuales se adicionan otros datos posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones), lo que provoca un nuevo volumen de datos o informaciones. De este modo, el procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para obtener otra información -las mismas informaciones- bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

1 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.475

El procesamiento de datos puede ser:

• Manual: Cuando se efectúa manualmente, utilizando fichas, talonarios, con o sin la ayuda de máquinas de escribir o de calculadoras.

• Semiautomático: Cuando se utilizan máquinas en las cuales el operador introduce fichas, o talonarios uno tras otro (procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales; la máquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intersección del operador (procesamiento automático).

• Automático: Cuando la máquina, programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla toda la secuencia sin que haya necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general, el procesamiento automático de datos es realizado por medio de computadoras.

EJEMPLO CASO N°1

(Sistema de información de datos)

Una empresa había adquirido un computador mediano dentro de su programa de consolidación y aumento de eficiencia. La empresa estaba preocupada por bajar sus costos operativos, con el fin de competir en el mercado con precios más bajos y calidad superior de sus productos. El gerente del departamento de procesamiento de datos estaba realizando buen trabajo. Entre las aplicaciones, el departamento de procesamiento de datos realizaba el procesamiento de la nómina, todo el proceso del almacenamiento de productos terminados, facturación y expedición de pedidos, expedición de duplicados y en el área de la producción y, a mediano plazo, aplicaciones en el área financiera y contable de la empresa. Sin embargo, el gerente de recursos humanos, estaba deseando ampliar los servicios del departamento de procesamiento de datos al área de recursos humanos. El Departamento de procesamiento de datos generó el registro de personal -una especie de base de datos individuales de cada empleado.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Bases de datos en Recursos humanos:

La Base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En realidad, la base de datos es un conjunto de archivos relacionados lógicamente, organizados de manera que se mejore y facilite el acceso a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la “memoria” para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y el procesamiento integrados y simultáneos. Esto reduce incoherencias y errores que ocurren en razón de que se presentan archivos dobles. Es bastante común que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente entre sí por medio de un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes.

En el área de Recursos humanos2, la base de datos puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

• Datos personales de cada empleado, que conforman un registro de personal.

• Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

• Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones.

• Datos de los salarios e incentivos saláriales, que constituyen un registro de remuneración

• Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

• Datos de candidatos (registros de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento).

2 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.476

Muchas veces, para actualizar los datos individuales de su empleados, algunas empresas utilizan registros profesionales periódicos que funcionan como censos.

El sistema de información de Recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerza de trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las encuestas saláriales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizados

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