Administracion Del Tiempo

Administración del tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Técnicas para administrar el tiempo.

1. Aprenda a utilizar su principal herramienta: la palabra. Existe una gran distancia entre la

Imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se

Oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene

Y lo que se pone en práctica. Según James T. McCay, una conversación es una interacción de

Pensamiento, sentimiento, movimiento y electroquímica en un medio ambiente durante cierto

Periodo. Por ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad de comunicación y saber

Utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos

Entendidos que generan grandes pérdidas de tiempo y dinero.

2. Domine diversas habilidades de gestión. La obsolescencia de conocimientos o habilidades es

Cada vez más rápida debido a la cantidad de información accesible por todos y al uso

Creciente de la tecnología. Es crítico, por ejemplo, dominar los paquetes informáticos a nivel

Usuario porque están diseñados para agilizar las tareas. Y muchas veces no nos damos el

Tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a “la buena de Dios”, con la

Consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Una estadística de Te Gardner Grupo dice que un

Empleado que no lleva un curso de capacitación en informática tarda hasta siete veces más en

Ser productivo con una nueva herramienta.

3. Planificación de actividades. La planificación responde a las interrogantes “qué, cómo, quién

Y cuándo” de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente flexible para

Adaptarse rápidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un día, haga una lista de

Tareas y asígneles una prioridad y un plazo de tiempo. Realice aquellas tareas menos

Agradables a primera hora del día.

4. Organización personal. La ergonomía juega un papel crítico con respecto a un buen

Rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas

Especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna.

Asimismo, ordene su escritorio para tener la información a la mano, bandejas de entrada y

Salida, maneje UN archivo por proyecto, use un sólo directorio o agenda electrónica.

5. Postergaciones y Prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no

Nos debemos sentir culpables por ello, pero sí tomar las riendas conscientemente de qué es lo

Que por lo general postergamos: tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o

Proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflictos con personas difíciles,

etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fijar

Equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja).

6. Manejo de Reuniones. Evite ser partícipe de muchas reuniones para “conversar”. Defina

Una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos puedan

Expresar sus opiniones y llegar a una conclusión. Haga un resumen después de cada reunión

Indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya rápidamente el resumen y las

Conclusiones a todos los asistentes.

7. Uso adecuado del teléfono. Dedíquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas

En bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escríbalas en un papel. No pida que le

Devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.

Utilice un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser

Breve e ir directo al grano.

Lo Urgente y lo Importante

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismo estatales. Porque la noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución,

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