Administracion Del Tiempo

¿Cómo administrar nuestro tiempo?

El día tiene 24 horas y la semana 168. De ese tiempo, en promedio invertimos (no gastamos) entre 50 y 65 horas durmiendo, de tal forma que tenemos menos de 100 horas cada semana para aprovechar al máximo con actividades que no sólo sean productivas, sino que también nos hagan sentir mejor con nosotros mismos.

Sin caer en la exageración de organizar y controlar cada minuto de nuestras vidas, podemos aprender a analizar el tiempo sistemáticamente para disfrutar más de él, para crear en los momentos productivos y para disfrutar en los periodos de descanso.

Aprender a administrar el tiempo de manera eficiente no sólo se reflejará en un aumento de la productividad (y quizá una mejora en nuestras finanzas) sino también en nuestro cansancio, estrés y percepción diaria de la realidad.

Ahora bien, aunque puede resultar paradójico pensar en utilizar nuestro tiempo para planear cómo invertirlo mejor, al tomarnos algunos minutos o incluso algunas horas para organizarnos de manera efectiva, podemos terminar por comprender los aspectos de nuestra persona y entorno que más valoramos y dirigir nuestros esfuerzos en consecuencia.

Algunas consideraciones sobre el tiempo:

Antes de continuar con nuestro análisis sobre la optimización del tiempo conviene detenerse un momento para reflexionar lo siguiente:

El tiempo tiene dos caras: puede ser un enemigo a vencer o un aliado. Todo dependerá de cómo lo percibamos y organicemos.

No se puede comprar. En ese sentido no sólo "el tiempo es dinero" como dice el proverbio sino que el tiempo es más valioso aún que el dinero.

No se puede atrapar, detener o regresar. Pero si se puede gozar, aprovechar, optimizar.

Lo que se desprende de la esta reflexión es que el tiempo es un elemento complicado y fascinante, que no puede modificarse por la voluntad humana pero que, sin embargo, puede acomodarse de manera más efectiva para hacer nuestra vida más fácil y placentera.

Uno de los factores que resultan más preocupantes al momento de administrar el tiempo es la llamada "pérdida de tiempo".

Causas de la "pérdida de tiempo"

Falta de objetivos bien delimitados. Cuando no sabemos a dónde vamos o no estamos seguros de lo que queremos obtener cada día tanto en nuestro trabajo como en nuestras casas, podemos pasar mucho tiempo yendo de un lado para otro o perdiendo la concentración. Lo anterior se traduce en cansancio y disminución de productividad.

No saber priorizar entre lo que es importante y lo que es urgente. Uno de los errores más frecuentes en que incurrimos sin darnos cuenta consiste es confundir las cosas que demandan nuestra atención inmediata (como llamadas y visitas inesperadas, interrupciones, etc.), con las actividades más importantes (como la orden del día, el documento que debe redactar, el proyecto que debe terminar, etc.)

Gestión deficiente de la propia agenda, tanto de trabajo como personal. Cuando no contamos con una agenda, o la tenemos pero es insuficiente y desordenada podemos olvidar realizar ciertas actividades a las horas pertinentes y terminamos realizándolas fuera de tiempo. Lo anterior nos impide juntar dos o más encargos que podían haberse resuelto de manera simultánea o consecutiva. Así pues, si en un día teníamos que ir al banco y al supermercado, al llevar una buena agenda podemos saberlo desde un principio y realizar ambas diligencias en una misma salida.

Poco reconocimiento de las propias debilidades. A veces cuesta trabajo pensar que no podemos hacerlo todo. Muchos tendemos a pensar que somos capaces de realizar un sinnúmero de tareas y olvidamos que somos vulnerables al cansancio y al estrés, que, en última instancia, nos imposibilitan llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.

Hábitos obsoletos. También puede suceder que la rutina nos lleve a utilizar métodos y patrones de trabajo muy rígidos que no se adaptan a todas las tareas. Es importante innovar. Probar diferentes estrategias para realizar nuestras tareas cotidianas no sólo da variedad a nuestro día sino que también nos permite encontrar, por medio del experimento, la forma más adecuada para lidiar con tal o cual actividad o problema.

Comunicación ineficaz. Por último, pero no por eso menos importante, hay que tomar en cuenta la comunicación. Si no transmitimos la información adecuadamente es posible que los que están a nuestro alrededor realicen una tarea incorrecta, lo cual derivará en volver a explicar la instrucción y se habrá perdido tiempo. Es mejor invertir

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