Administracion Del Tiempo

La Administracion del Tiempo

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

* Identificar metas, objetivos y prioridades.

* Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

* Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

* Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

* Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

* Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

* Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

* Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

* No se puede comprar.

* No se puede atrapar, detener o regresar.

* Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

* Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

* Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

* Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

* Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

* El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

* Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

* El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

* El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

* Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

* No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

* El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

* Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

* Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

* Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

* El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

* El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

3.1 Enfoques de la Administracion del Tiempo

En la practica podemos ver distintos modelos de administradores del tiempo observando a la gente más ocupada . ¿Cómo tratan de ser más eficaces luchando contra el implacable reloj? . Bien , probemos algunas respuestas :

- Siendo duro con todas aquellas cosas que nos demoran .

-Manteniendo todo en perfecto orden y trabajando con prolijidad nunca perderemos tiempo en buscar más de las cuenta.

-Llevando una buena agenda .

Obsérvese los peligros que encierran estas alternativas:

-¿Es posible mantener buenas relaciones interpersonales evitando toda demora?.

-¿El tiempo no alcanza por qué las cosas están siempre fuera de lugar?

-¿ creemos acaso que si escribimos en una agenda nuestros compromisos y tareas seremos eficaces administradores del tiempo?

Por supuesto , la respuesta es ¡no! en muchos casos . Y si la respuesta fuera que si , realmente el problema del tiempo no era tan grave.

El verdadero modelo de eficaz administrador del tiempo es algo más complejo y tiene que ver con establecer los adecuados principios.

3.2. Estrategias de la Adminsitacion del Tiempo

Existen muchos tips, métodos, técnicas,etc. para administrar el tiempo, y debemos intentarlas a fin de encontrar cual nos acomoda mas a nuestro estilo o incluso hacer una mezcla de algunos puntos de varias a fin de definir la propia.

* Trázar periodos cortos de tiempo

* Probar trabajar por ciclos.

* Un orden diferente de actividades puede hacer más eficiente y eficaz al personal.

*Despertar más temprano.

*Hacer primero la tarea más difícil e importante.

*Horarios fijos para realizar actividades irrelevantes

*Planificar el día con anticipación

*Enfócarse de lleno en la tarea

*Identificar las cosas que deben ser hechas una a la vez

3.3 Efectividad del Manejo del Tiempo.

Porqué manejar el tiempo? Hay 3 “E” para controlar en el manejo del tiempo. Efectivo, Eficiente y Esforzado. Esto no requiere tiempo. Actualmente el manejo de tiempo es un arte para controlar nuestros recursos más preciosos. Los dos pasos básicos para manejar el tiempo son: Que hacer? Cuando hacerlo? En nuestros asuntos académicos y de manejo, encontramos que nos concentramos en el paso n°2. Por supuesto que una cantidad de estrés se acumula en “como proceder para

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