Administracion Documental

Administración Documental

La Administración Documental brinda nuevas formas de organizar la información para poder acceder a ella de manera las ágil y eficiente, con el transcurrir de los tiempos se fue convirtiendo en una necesidad para las personas que querían llevar un control sobre sus actividades y reunirlas ordenadamente, así logrando conservarla por un tiempo más. A medida que fue creciendo el desarrollo se hiso necesario crear sistemas que ayudaran a conservarla, así mismo los administradores documentales se la agilizaba la búsqueda. La administración documental consiste en el tratamiento y conservación que se le da a los documentos desde el momento en que son realizados y su eliminación.

El administrador documental es el que resguarda la información le da una categorización, clasificándola; persigue ciertos objetivos con el fin de mantener la información actualizada y organizada para disposición de la entidad donde labore; alguno de los objetivos que persigue la administración documental es facilitar la búsqueda de los mismo y así reducir costos. El administrador es el principal encargado de la memoria corporativa, todo lo que pasa por manos de él es de vital importancia para su lugar de trabajo ya que ayudara a contribuir en la toma de decisiones futuras consultando la información almacenada, el hecho de que la información esta almacenada optimiza el proceso del trabajo ya que al tenerla toda clasificada es de mayor agrado buscarla y reduce tiempo; otro objetivo es el apoyo que esa documentación le puede a una empresa en alguna situaciones podrá sacarlo de apuros. Un administrador documental debe ser eficaz, eficiente y efectivo a la hora de desarrollar su trabajo, la ira viendo donde encuentra falencias para así poder mejora y prestar un mejor servicio.

En toda empresa debe haber un sistema para llevar el control de la documentación y algunas de las funciones del A.D es clasificar ordenar y describir; para luego hacer inventarios de la información con la que se cuenta, claro está que él debe aplicar las normas y leyes que manejen la archivística, debe conservar los documentos hasta que se le indique que su vida útil a finalizado, tener un claro control de la información y de su localización para así poder dar el servicio de préstamo de archivos, luego de todo eso la gran mayoría de documentos son trasladado al archivo central donde ello aplicaran ciertas funciones sobre esa documentación.

La administración documental es indispensable en el éxito de una empresa y el progreso de ella, cada integrante de la organización aspiran a cumplir metas personales, y para ello se debe buscar la ayuda de los demás miembros para lograr sus metas. En la empresa debe de haber un buen clima organizacional; al no estar un buen clima el empleado no se sentirá insatisfecho al desarrollar sus funciones, lo cual dará como resultado un bajo rendimiento

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