Ensayo Administración Documental

Importancia de la administración documental

La administración documental nació debido a la necesidad de cada individuo de controlar dirigir y organizar los documentos administrativos importantes durante un tiempo, logrando de esta manera disminuir los tiempos de clasificación o de búsquedas a la mayor brevedad posible.

El administrador documental debe contra con un espacio adecuado para lograr un almacenamiento de la información ya sea si se genera de manera espontanea o e grandes cantidades siendo esta de gran importancia como lo pueden llegar a ser la gerencia general o cargos administrativos ya que allí se conserva la historia de la empresa.

Con el paso del tiempo lo administradores documentales han ideado formas de garantizar una fácil consulta de documentos como lo son la base de datos, la codificación de unidades documentales ya sea en papel o por medio magnético, que puede llegar a ser imágenes; también se presenta el modo de clasificación de documentos, estos procesos se han adoptado para garantizar un optimo manejo de la información. La necesidad de las personas de guardar información o documentos importantes con mayor seguridad ha hecho surgir empresas cuya actividad principal es la de administrar documentos bajo unos parámetros establecidos, estas empresas protegen la información de forma segura, también son las encargadas de hacer un inventario de los documentos existentes cuyo objetivo es garantizar los flujos de trabajo y la fácil búsqueda de expedientes.

En el futuro lo que busca la administración documental es manipular lo menos posible el papel y para esto se han estado desarrollando métodos como la digitalización de los documentos lo que permite mayor agilidad y efectividad en el momento de realizar consultas de la información requerida, mayor conservación de los documentos, menor riesgo a que haya perdida de la información, ya que se pueden hacer varias copias de seguridad en diferentes medios electrónicos con una gran colaboración al medio ambiente, al no tener que imprimir varias veces el mismo documento.

La conclusión a la que podemos llegar es que debido a la sociedad en que vivimos, en la cual todos los seres humanos tenemos de cierta forma nuestro propio afán de llevar las cosas a su menor tiempo posible, con esto buscando simplificar cada acción que realizamos y disminuyendo costos en nuestra vida cotidiana. Los administradores documentales han sido una solución a esta practicidad que tanto buscamos y que es tan necesaria.

2. Concepto y objetivos de la administración documental:

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización

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