Ensayo Sobre Administracion Documental

ENSAYO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental ha sido necesaria a lo largo de la historia hasta la actualidad, pues el valor que ha cobrado la información es muy relevante y más para el mundo de hoy. La Gestión documental está basada en la organización de los documentos administrativos, está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr el buen manejo de estos a lo largo de su ciclo de vida. Para las organizaciones es de vital importancia contar con un departamento de archivo, para el manejo oportuno de la documentación utilizada por la compañía. Los documentos de archivo según su procedencia se envían a tres tipos de archivo distinto; Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Los documentos que se manejan en el Archivo de Gestión son los consultados con bastante frecuencia, el Archivo Central no se consulta tan frecuentemente, y el Archivo Histórico no se consulta pues son documentos que están archivados por su trascendencia y su valor histórico. La administración documental, es la forma de archivar manual o digitalmente la información requerida por la empresa, archivar los documentos es muy importante para la administración y la cultura porque ellos son indispensables para la toma de decisiones, por lo tanto se debe tener en cuenta la tabla de retención documental que es un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Pienso que para cada empresa es importante mantener de una manera organizada los documentos que se generan en la misma y no solo para eso sino también porque se ha convertido en una necesidad para el mejor funcionamiento y desarrollo de las compañías o cualquier entidad organizada. En la antigüedad no había un orden específico para los archivos, por tal motivo este proceso hace de la administración documental una herramienta de avance. Organización rapidez y eficiencia en el manejo de documentaciones; teniendo en cuenta los principales objetivos; preparar los registros e informes, archivar registros y demás documentos y procesar la información para la utilización y comunicación, en pocas palabras su función específica es la de recoger la información, procesarla, registrarla y utilizarla.

No debemos olvidarnos de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que funcionan en la ley archivística del Estado, acogiendo a entidades privadas y públicas dando a conocer los diferentes términos de la administración documental. Esta Ley rige a quienes estemos vinculados a los documentos nos dice como debemos clasificar organizar y darle valor a cada documento. Es de gran importancia que las entidades

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