Administracion Documental

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y representan un apoyo

Significativo en el fortalecimiento y crecimiento de una entidad.

Toda empresa o institución necesita tener u soporte de todos los documentos expedidos o recibidos y así poder acceder a ellos en el momento que lo requiera; para garantizar una mejor organización, con el fin de verificar proyectos, realizar trámites, tomar decisiones, hacer consultas, buscando con estos procesos brindar los mejores servicios y buscando la mejor imagen para la empresa.

Con un archivo bien estructurado, se puede conseguir que la administración de una institución sea eficaz, confiable, organizada, ahorrando en costos, pérdida de tiempo y evitando conflictos y problemas futuros.

Por ello, es necesario buscar nuevos mecanismos y alternativas para conseguir un buen control en la gestión documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, teniendo personal capacitado para realizar esta tarea tan importante como es manejar el archivo de cualquier entidad, lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental.

Hoy en día por el avance de la tecnología; se nos ha beneficiado enormemente porque al poder sistematizar toda la documentación; las diligencias o trámites que se requieren se hacen con mayor rapidez, logrando con esto tener un mejor servicio y sobre todo contribuyendo para la preservación del medio ambiente; ya que se ahorra en papelería y en otros materiales.

Para la comunidad y el estado; los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, instituciones. Asentado fecha de entrada y de salida de todo documento para que nos sirva de prueba en caso necesario; de igual manera perpetuando los documentos que lo requieran según la actividad que se desempeñe en la empresa como por ejemplo las (notarias).

Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida, oportuna y eficaz. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros de información y ofrezcan utilidad en la administración.

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