Administración Documental

ETAPAS PARA ORGANIZAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS es importante tener definido un proceso de organización y archivo de documentos con el fin de mantener orden, ganar espacio, correcta clasificación y limpieza en los documentos existentes en una empresa y asi aportar un buen funcionamiento de archivos. Dentro de ese proceso se encuentra unas etapas para organizar y archivar los documentos entre las cuales tenemos las siguientes: CLASIFICAR: se clasifica los documentos de acuerdo a la oficina, quien clasifica los documentos es la persona encargada de capacitar a todas las personas para que puedan archivar. Se archiva por medio de una actividad manual: Por series, por nombres, actas, resoluciones, decretos, estadísticas, etc. SELECCION: se selecciona documentos que de verdad tienen importancia, los duplicados, copias no son tan importantes, la oficina productora es la única que puede hacer y destruir un documento. DEPURAR: se separa todo documento innecesario. ELIMINAR: se elimina los documentos que ya no sean necesarios, se los elimina definitivamente. LIMPIEZA DOCUMENTAL: Serán necesarios los siguientes implementos: saca ganchos y borrador nata blanca, estos implementos son fundamentales para conservación del documento. ORDENACION DOCUMENTAL: En las empresas pueden existir diferente tipo de ordenación de archivos entre los más comunes se encuentran: 6.1 ALFABETICOS: cuando se trata de documentos relacionados con los trabajadores, ciudades, etc. 6.2 NUMÉRICOS: ORDINAL Y CRONOLOGICO, cuando existen documentos que contienen códigos, series, etc. 6.3 MIXTOS: se relaciona los dos tipos alfabéticos y numéricos. 6.4 FOLIACIÓN: es el control de los documentos, dentro de una carpeta debe contener 200 folios (hojas). 6.5 DESCRIPCION: se debeidentificar cada uno de los documentos.

SALUD OCUPACIONAL EN EL ARCHIVO Los archivos son la fuente de información más importantes con que cuentan las empresas, en ellos reposan los documentos que son vivo testimonio de la gestión de una empresa y evidencia el resultado de su accionar., por lo tanto dentro de ellos hacen parte un determinado personal quien se encarga de mantener su buen funcionamiento y por ello es importante velar por el bienestar y seguridad de los mismos, brindándoles unos elementos de protección adecuados para evitar posibles enfermedades o deterioro de su salud. algunasalternativas son: 1 HIGIENE INDUSTRIAL: son las actividades que se realizan con el fin de evaluar y controlar la salud de los archivadores. 2 IMPLEMENTOS DE PROTECCION: tapabocas, bata, guantes, gafas, gorro. 3 ENFERMEDADES: dermatitis, micosis, estrés, túnel de Carpio. 4 MICROORGANISMOS: insectos, cucarachas, escarabajos, piojos, pececillos de plata, ratas y ratones.

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