Administración Documental

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Hoy en día la administración documental es de vital importancia para entidades públicas y privadas, esta se define como un conjunto de actividades encaminadas a facilitar el manejo, tratamiento y organización de los documentos, es decir permite que la entidad tenga un control en la producción, recepción y conservación de la información; a través de la historia los administradores, archivistas y bibliotecarios han utilizado herramientas manuales básicas como libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías donde se guardan los documentos de papel, más tarde aparecieron sistemas de codificación y clasificación y en la actualidad existen sistemas informáticos que permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Hasta hace poco laboré en una entidad pública, es decir toda la documentación es manejada por el jefe de una unidad de correspondencia el cual se encarga de recibir, revisar, radicar y distribuir toda la documentación, además también se encarga de ofrecer información a los funcionarios de la forma correcta de elaborar cada uno de los documentos que se producen en la entidad.

En la empresa se maneja un software que ha permitido un control de la información y esto facilita su búsqueda, una forma de ahorrar papel es el manejo de un correo electrónico empresarial a través del cual se envían memorandos, citaciones e información sobre nuevas directrices que el personal debe seguir.

Cada dependencia tiene su archivo de gestión pero desafortunadamente no están organizados en su totalidad, este es un problema serio de la entidad hay mucha información que desapareció, incluso se pueden encontrar documentos en los baños, el administrador documental lleva un control de la información de hace tres o cuatro años, pero es una situación preocupante en la que se debe conseguir la aprobación de un presupuesto y consolidar un equipo de trabajo en función de recuperar los documentos que se encuentran en un fondo acumulado.

Es importante dejar claro la gran responsabilidad y compromiso que debe tener un administrador documental, que no sólo debe velar por el correcto tratamiento administrativo de la información sino también ser un constante ejemplo, guía y motivador para que las personas que hacen parte de la organización sean conscientes de la relevancia de los archivos en la entidad.

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