El papel del administrador documental
Enviado por paulys050800 • 27 de Septiembre de 2012 • 788 Palabras (4 Páginas) • 443 Visitas
SENA
Centro de Comercio Antioquia
Tema: “El papel del administrador documental”
Por:
Lic. Paulina Sandoval López
ENSAYO
En cumplimiento parcial de los requisitos para aprobar la materia de:
“Administración Documental”
Tutor: Gustavo Adolfo Giraldo Cardona
Quito-Ecuador
Septiembre 13, 2012
EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información presentados en papel y documentos impresos.
La Administración Documental brinda tecnología avanzada en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y física.
Contar con un buen sistema de administración de Documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recursos proveen información, y como activos proveen documentación.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.
La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzos en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en diferentes soportes muchos no digitalizados y en distintos departamentos.
Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, de tal manera que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al cliente y como fuente de historia.
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su fiabilidad. Ello significa conservar la estructura, el contenido y el contexto en el que se generaron a través de sucesivos procesos de migración de equipos, soportes o aplicaciones informáticas.
Entre las principales funciones que un Administrador Documental debe desarrollar, podemos citar las siguientes:
1. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
2. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
3. Registrar el movimiento de los documentos.
4. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
5. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
6. Archivar los documentos de los
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