PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

El Administrador Documental es la persona que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad. Hoy en día las empresas en el mundo han comprendido que la administración documental es de vital importancia ya que por medio de la buena administración de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización porque se ahorra tiempo, dinero y sobre todo permite tener mayor conocimiento del cliente que es parte fundamental el cual está orientado el mercado en términos generales.

El administrador documental debe comprender lo importante que es su papel en la empresa, porque un mal manejo de la información, significaría un caos total y un retraso en las actividades laborales; también que administrar los documentos es una actividad permanente se necesita que siempre se esté trabajando en esta área pues al estar al día se obtienen muchos beneficios como reducir costos y tiempo, así como la garantía de una información fácil de buscar, especifica y adecuada. Esta persona debe esmerarse por evolucionar, ya no es a la que se le entrega cierta cantidad de papeles que se limitaba a guardar de manera física sin percatarse que estaba en sus manos y por mucho tiempo guardar esos papeles sin darle ninguna utilidad, no; hoy en día las empresas han concluido que una buena organización de su información es vital para su permanencia en el mercado, por eso va mucho más allá que solo recibir un papel y guardar.

El administrador documental debe ser una persona ágil, creativa, eficiente, con buena memoria, capacidad para concentrarse y tener un conocimiento completo de la misión y visión de la empresa, esto es muy importante porque le permitirá interesarse sinceramente en las necesidades de ella y se sentirá motivado a luchar desde su cargo a cooperar para satisfacerlas. También debe conocer los principios y técnicas que se aplican para la organización y control de los documentos.

Dentro de la empresa donde laboro actualmente se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependencias como son: en la Dirección, Talento Humano, Sanidad, Oficina Jurídica, Tesorería y Área Administrativa, dentro de esas dependencias se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la empresa, el cual cada una de ellas se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada, por ejemplo el Jefe de la Oficina de Gestión documental es la persona encargada de resguardar los documentos de toda la Empresa una vez las dependencias se lo entregan debidamente seleccionados.

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