Administrativas formatos

Formatos administrativos.

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones quela requieren.

El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

El término formato puede referir a diversos campos de trabajo. Por ejemplo, en las publicaciones gráficas se le llama formato a la modalidad de impresión que la misma comporta. También se habla de formato para referirse a tipos de productos audiovisuales, como cuando se distingue un formato de miniserie de uno de programa unitario en la TV, o un programa musical de uno relacional en la radio.

Como se elabora un formato.

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y objetivos:

* Elperfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivos).

* Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará.Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entremás rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.

*Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.

* En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente,que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento.

* Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.

* Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.

* Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos

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