Adquisiciones Y Abastecimientos

A.- Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la organización.

1. CONSIDERACIÓN ORIGINAL DE COMPRAS.

Antes de adquirir un articulo, se debe decidir si debe o no comprarse, a que precio, de que calidad y rendimiento, en que cantidad y en que momento.

2. ORIGEN DE LA REQUISICIÓN DE COMPRAS.

Cuando se decide comprar algo, esta decisión es tramitada por medio de una requisición previamente autorizada, misma que puede tomar las siguientes formas: una tarjeta de reorden, repetitiva, una forma de requisición de rutina o un memorando.

3. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES POSIBLES.

La Función de Compras, tiene la obligación de hacerse cargo de la adquisición basándose en conocimientos y experiencias con los proveedores, para determinar al Proveedor que ha de surtir la Orden, para esto el Representante de Compras debe comunicarse en forma verbal o escrita con el Proveedor y solicitarle la cotización.

4. SELECCIÓN DE LA FUENTE.

El Representante de Compras, debe elegir a que proveedor confiara la Orden dependiendo de las Condiciones que este otorgue, como son calidad, precio, crédito o financiamiento y servicio.

5. TRÁFICO Y RUTAS.

Es función del Departamento de Compras, seleccionar el método más económico y confiable para transportar la mercancía, en caso de que el Proveedor no preste ese servicio.

6. EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRAS.

Cuando se llega a un arreglo con el Proveedor, todos los acuerdos tomados, deben registrarse claros y completos en la orden de compra, de manera que esta representa una obligación contraída por la Compañía y por el Proveedor.

7. RASTREO Y ABASTECIMIENTO DE LA COMPRA.

El rastreo se refiere a revisar, con el Proveedor, el cumplimiento de su obligación, pero el aceleramiento consiste en la actividad realizada para asegurar la entrega pactada en el tiempo programado.

8. RECEPCIÓN E INSPECCION.

Consiste en recibir el material solicitado, paralelamente con un examen físico de este, para determinar si llego lo que se estipulo en la Orden de Compra, lo hace usualmente personal independiente del Departamento de Compras, enfocado mas que nada, al aspecto de auditoria, estas funciones se realizan continuamente con las de almacenamiento y manejo de materiales.

9. VERIFICACION DE FACTURAS Y PAGOS.

Esta Función generalmente es realizada por el Departamento de Contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado, de las facturas, dependiendo de esto, se procede a dar el visto bueno para pagar al Proveedor.

10. CONTROL DE MATERIAL Y DE INVENTARIOS.

El control de materiales pretende asegurar el abastecimiento suficiente, pero no redundante de todos los materiales y de los abastecimientos de la calidad requerida. Cuando se expiden reordenes, debe tomarse en cuenta la capacidad del Almacén y las condiciones económicas de compra.

11. ANÁLISIS DEL VALOR E INVESTIGACIÓN DE LAS COMPRAS.

El análisis de las compras comprende varias consideraciones, comienza con establecer lo que se debe comprar, a que precio, porque razón esos artículos, que otras alternativas existen, cuales son los mejores métodos de adquisición, cual es la forma mas correcta de obtener el abastecimiento, etc.

12. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS.

Consiste en organizar y supervisar que se cumplan las actividades y las responsabilidades propias de las compras.

13. DISPOSICIONES DE SOBRANTES Y DESPERDICIOS DE MATERIALES.

Existen tres formas principales para disponer de dicho material: que sea reutilizado por otro sector de la empresa, que sea devuelto a proveedor original, o que se destine para la venta a compradores de materiales usados.

14. AUDITORIA PERIÓDICA AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

El trabajo de auditoria lo realiza personal especializado en ello, perteneciente al Departamento de Contabilidad o al de Auditoria Interna.

15. REQUERIMIENTOS FISICOS PARA COMPRAS.

La cantidad de personal y los requerimientos físicos del Departamento de Compras, no solo depende del tamaño y la complejidad de la Empresa, sino también de la importancia que para la Organización represente la Función de Compras. Un grupo de personas capacitadas, acompañadas de un adecuado servicio de mecanografía para formular la documentación, y un archivo para guardarla, son fundamentales para cumplir parte delas funciones del departamento.

B.- Control de calidad de las compras.

Se entiende que el control de calidad de compras, no es aquel que se implanta o designa para que en todo momento, se adquiera el mejor producto del mercado, sino aquel que se encuentra diseñado para comprar el artículo, que exactamente es requerido para satisfacer las necesidades de uso.

C.- importancia de

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