Análisis documental

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DATOS DE LOS INTEGRANTES

1. ¿Qué es una Cadena Documental?

La cadena documental es el conjunto de operaciones y técnicas que se aplican a la colección o fondo documental de un servicio de información y documentación (SID1) y que comprenden las fases de entrada, análisis-tratamiento y difusión.

2. ¿Los procesos de la Cadena se aplican del mismo modo en los diferentes SID?

Sí, los procesos de la cadena documental se aplican a todo tipo de SID (archivos, bibliotecas y centros de documentación) y de documentos (textos, audiovisuales, tanto en papel como electrónicos)

3. ¿Cuántas fases tiene la Cadena Documental? Nómbralas.

Tres fases principales: entrada, análisis-tratamiento y difusión.

Fase de entrada: En esta etapa, se reciben y registran los documentos que formarán parte de la colección o fondo documental. Esto implica la recepción de materiales, su clasificación, registro y organización inicial. También puede incluir procesos de digitalización o conversión de formatos para facilitar el manejo y acceso a los documentos.

Fase de análisis-tratamiento: En esta fase, los documentos recibidos son sometidos a procesos de análisis y tratamiento para mejorar su accesibilidad y utilidad. Esto puede involucrar actividades como la catalogación, indexación, descripción, normalización de datos, asignación de palabras clave, estructuración de la información, entre otros. El objetivo es enriquecer los metadatos asociados a los documentos, lo que facilita su recuperación y búsqueda posterior.

Fase de difusión: En esta etapa final, los documentos procesados y enriquecidos se ponen a disposición de los usuarios o clientes del servicio de información y documentación. Esto puede implicar la creación de sistemas de búsqueda y recuperación de información, la generación de índices, la elaboración de resúmenes o extractos, y la difusión de los documentos a través de diferentes medios y canales, como bases de datos en línea, repositorios digitales, bibliotecas, boletines informativos, entre otros.

4. La fase de Análisis y Tratamiento: ¿En cuántas partes se divide? Nombra las subdivisiones de cada una o copia el cuadro y recorta la parte que se te pide. Incluye los lenguajes documentales.

La fase de análisis y tratamiento en la cadena documental generalmente se divide en tres partes principales. Estas subdivisiones son:

Análisis documental: En esta etapa, se realiza el análisis exhaustivo de los documentos para extraer información relevante y estructurarla de manera adecuada. Las subdivisiones de esta parte incluyen:

a. Análisis temático: Consiste en identificar los temas principales abordados en los documentos y asignarles términos o descriptores que los representen. Esto permite una clasificación y organización adecuada de los documentos según su contenido.

b. Análisis estructural: Se refiere a la identificación y estructuración de los elementos internos de los documentos, como secciones, capítulos, tablas, figuras, etc. Esto facilita la navegación y recuperación precisa de información dentro de los documentos.

c. Análisis textual: Implica el procesamiento del contenido textual de los documentos para extraer información relevante, como nombres propios, fechas, lugares, referencias bibliográficas, entre otros. Esto puede incluir técnicas de procesamiento del lenguaje natural (PLN) para realizar tareas como extracción de entidades, análisis de sentimientos, resumen automático, etc.

Tratamiento documental: En esta etapa, se aplican técnicas y procedimientos para enriquecer los metadatos asociados a los documentos y facilitar su búsqueda y recuperación. Las subdivisiones de esta parte incluyen:

a. Catalogación: Consiste en asignar identificadores únicos a los documentos y registrar información básica como título, autor, fecha, formato, etc. Esto permite una identificación y descripción precisa de los documentos en la colección.

b. Indexación: Se refiere al proceso de asignar términos o palabras clave a los documentos para representar su contenido y facilitar su recuperación. Esto puede involucrar el uso de lenguajes documentales como tesauros, listas de encabezamientos de materia, ontologías, entre otros.

c. Normalización: Implica la aplicación de reglas y estándares para asegurar la consistencia y uniformidad de los metadatos y términos utilizados en la descripción y representación de los documentos.

Organización de la información: Esta parte se centra en la estructuración y organización de los documentos en la colección para facilitar su acceso y navegación. Las subdivisiones de esta parte incluyen:

a. Clasificación: Consiste en asignar a los documentos categorías o clases específicas según un sistema de clasificación predefinido. Esto permite agrupar documentos similares y facilitar su ubicación en la colección.

b. Ordenación: Se refiere a la disposición y secuencia lógica de los documentos dentro de la colección, ya sea por fecha, autor, tema u otro criterio relevante.

c. Lenguajes documentales: Estos son sistemas de representación y control terminológico utilizados para describir y organizar los documentos. Algunos ejemplos de lenguajes documentales incluyen tesauros, listas de encabezamientos de materia (LCSH), Sistemas Integrados de Gestión de Documentos (SIGD), entre otros. Estos lenguajes documentales proporcionan un vocabulario controlado para la indexación y recuperación de información.

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