Analisis De La Informacion De Un Procedimiento

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN

En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con elambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.

Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

• Conocer

• Describir

• Descomponer

• Examinar criticamente

• Ordenar cada elemento

• Definir las relaciones

• Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:

• ¿Qué trabajo se hace?

• ¿Para qué se hace?

• ¿Quién lo hace?

• ¿Cómo se hace?

• ¿Con qué se hace?

• ¿Cuándo se hace?

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.

a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS

En esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.

Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.

Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambioorganizacional que debe culminar con la edición de un manual administrativo.

Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:

Organizacionales.

• Administración por objetivos

• Análisis de sistemas

• Análisis de costo-beneficio

• Análisis de estructuras

• Árbol de decisiones

• Auditoría administrativa

• Autoevaluación

• Control total de calidad

• Estudio de factibilidad

• Estudio de viabilidad

• Benchmarking

• Desarrollo organizacional

• Reingeniería organizacional

• Reorganización

Cuantitivas.

• Análisis de series de tiempos

• Correlación

• Modelos de inventario

• Modelos integrados de producción

• Muestreo

• Números

• Números índices

• Programación dinámica

• Programación lineal

• Simulación

• Teoría de colas o de líneas de espera

• Teoría de los grafos

• Teoría de las decisiones

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a

sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

PROCEDIMIENTO (descripción

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