Archivo

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.

Dentro de sus características están:

El titulo de la correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento,

Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en particular, con algún departamento o con un producto específico.

Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

Procedimiento para organizar un archivo por asunto

1) Con arreglo alfabético:

De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.

De enciclopedia, se agrupan de acuerdo a la relación que tengan entre sí.

2) Con arreglo numérico:

Decimal, consiste en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

Dúplex, los santos se agrupan lógicamente, asignándole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

Pasos para Archivar documentos utilizando el método por asunto

1) Inspeccionar------- Si ha sido autorizado el archivo del documento.

2) Clasificar y Marcar---- Los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdivisiones.

3) Distribuir----- El materia marcado de acuerdo a los títulos principales, ya sean alfabéticos o numéricos, seguidos de las subdivisiones.

4) Archivar--- Los documentos correspondientes a cada persona o empresa de acuerdo al arreglo escogido.

Ejemplo:

Gerente de persona

Gerente de Oficina

Gerente General

Vicepresidente

Presidente

Alta gerencia

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