Archivo

CONSERVACIÓN

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Actividades:

• Diagnóstico integral

• Sensibilización y toma de conciencia

• Prevención y atención de desastres

• Inspección y mantenimiento de instalaciones

• Monitoreo y control de condiciones ambientales

• Limpieza de áreas y documentos

• Control de plagas

• Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia

• Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de unidades de conservación y almacenamiento.

• Apoyo a la reproducción

• Intervenciones de primeros auxilios para documentos

• Establecimiento de medidas preventivas

• Implantación de planes de contingencia

• Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes

PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Los programas se formulan de acuerdo con los factores de alteración presentes y la intensidad de su exposición y contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo.

Estos programas tienen unos puntos específicos que deben ser tenidos en cuenta y que se relacionan a continuación:

Diagnóstico integral:

El diagnóstico permite evaluar al máximo de variables involucradas en la preservación, mantenimiento y control documental; así se divide en tres partes: identificación, infraestructura física del archivo y características de la documentación. Estas van lo general a lo particular. Inicia con la evaluación de la entidad y del archivo en sus aspectos administrativos, continúa con la revisión de la infraestructura y dotación y termina con el monitoreo especifico de la documentación en su estado de conservación y deterioro.

Determinar la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad, al igual que los servicios internos y externos que presta, así como el presupuesto y recurso humano destinado a desarrollar las funciones bien sean establecidas por manuales o que se ejecuten en la práctica sin su existencia. Se debe realizar una inspección de la infraestructura con que cuenta el archivo con el fin de determinar cuáles son los factores de riesgo así como las fortalezas que este posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas. Se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificación, el número de depósitos y las áreas con las que cuenta la dependencia atendiendo a las funciones que desarrolla; partiendo de la época de construcción, la función para la cual fue diseñado el inmueble, el contexto climático, así como su ubicación urbana, se determinarán características arquitectónicas y algunos elementos sobre el tipo de construcción.

Sensibilización y toma de conciencia:

Reconocimiento y valoración de las fuentes documentales. Su diseño e implementación requiere del concierto de todos los niveles administrativos que tengan, dentro del cumplimiento de sus funciones la producción, el manejo, la consulta y la custodia de los archivos. Las administraciones y el personal responsable de estos bienes deberá, con la asesoría del AGN, concertar mecanismos y acciones de sensibilización dirigidos a recuperar los valores históricos, documentales y testimoniales de sus fondos e implementar, progresivamente, los programas de conservación preventiva inscritos en el Sistema Integrado de Conservación.

La manipulación ejercida durante los procesos de gestión, consulta y depósito se ha constituido en una de las causas de deterioro, más relevantes, para lograra la adecuada conservación de documentos de archivo. Esta problemática plantea la imperiosa necesidad de emprender, en las diferentes instancias de la administración, jornadas de capacitación y sensibilización que permitan regular y controlar los graves deterioros producidos durante los procesos de manejo de la documentación.

Prevención y atención de desastres:

A las deficientes condiciones administrativas y físicas, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de los desastres.

La estrategia para evitar desastres es una tarea esencial que debe involucrar a toda la institución; a través de la concientización, el entrenamiento y la atención constante, un plan de emergencia debe estar listo para aplicarse en cualquier momento.

Es importante proteger los fondos documentales de desastres como: incendios, inundaciones y terremotos. Los efectos dañinos de cualquiera de ellos podrían ser catastróficos para los archivos y la documentación. No se puede impedir que ocurran catástrofes naturales, pero si es posible minimizar o reducir los daños que ocasionan. Cualquiera sea el origen del siniestro, se sabe que el agua y el fuego son los principales responsables de los daños, e incluso cuando éstos no constituyen la causa inicial, casi siempre se ubican entre las causas secundarias.

Los documentos de archivo en papel tienden a quemarse muy lentamente, pero el humo y el hollín decoloran los registros salvados de las llamas. Además, cuando se manipula el papel carbonizado este se vuelve cenizas. En consecuencia, las instalaciones de archivo deben contar con sistemas de alarma para incendios, que se activan por efecto del humo, y con extintores que deben mantener su carga actualizada. También debe instalarse un sistema de red seca para combatir incendios.

Las inundaciones son siempre impredecibles, por eso se debe revisar constantemente las instalaciones y las estructuras de los edificios y mantener limpias las bajadas de agua.

Durante su ocurrencia, existe riesgo de desplome de las estanterías y que los documentos se precipiten al suelo. Pocos documentos de archivo son capaces de resistir sin daño tal tipo de siniestros, particularmente porque los sismos pueden ser seguidos por incendios e inundaciones. Como prevención, se debe vigilar que la estructura de los edificios sea sólida y que las estanterías se hayan fijado al piso.

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