Archivo.

¿Cómo se ordenan los documentos en los archivos?

Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación, de acuerdo con el sistema universal

Sistema de ordenación Alfabético. Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos, numérico o geográfico.

Nominal:

Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurí¬dicas o razón social de las entidades con las que se tienen relaciones. Ejemplo: Carlos Contreras Marí¬n - Distribuciones Aliadas Ltda.

Por Asuntos:

Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos: Ejemplo: Licitaciones - Contratos

Geográfico:

Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: paí¬ses, estados, ciudades, zonas, comunas y otras.

Banco de Colombia, Miami Florida

Banco de Colombia, Cali, Sucursal Vipasa

Al analizar las caracterí¬sticas particulares de cada sistema, debes definir unos criterios que son comunes a la ordenación alfabética en general. Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación. Se incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus nombres sin alteraciones. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Editorial Norma

La Casa de la Cultura

Para la ordenación de nombres de personas naturales, se trabaja primero con los apellidos, precedidos de una coma (,) y después con los nombres. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Contreras, Marín, Carlos

González, López, María Fernanda

Pérez, Rosa, Inés

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que las distinga, puede ser el tí¬tulo académico, cédula de ciudadaní¬a, dirección, teléfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Reyes Illera, Jorge (Arquitecto)

Reyes Illera, Jorge (Economista)

Rojas De Paz, Olga Lucía (Ingeniera)

Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres, la siguiente unidad decide el orden de clasificación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Álvarez Bení¬tez Juan

Álvarez Bení¬tez Juan José

Álvarez Cáceres Pedro Luis

Casos especiales:

Cuando la razón social incluye números, para su clasificación se considera como si estuvieran escritos en letras.

Se exceptúan las razones sociales cuyo número obedece a una numeración consecutiva, como puede ser el caso de las notarias, estaciones de policía, las cuales conservan el orden numérico. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Cacharrerí¬a La Catorce

Almacén Quinta Avenida

Estación de Policí¬a 19

Existe el Numérico Consecutivo. En este sistema a todo el material que se va a archivar se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica. Presenta cierto grado de reserva por cuanto sólo figuran números en el archivador, pero facilita la ubicación visual no sólo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

Sistema Numérico Decimal.

Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dí¬gito consecutivo. Ejemplo:

1 Gerencia

1.1 Resoluciones

1.2 Licitaciones

1.3 Correspondencia despachada

2 Talento Humano

2.1 Historias Laborales

2.2 Capacitación

2.3 Vacaciones

2.4 Cesantías

Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así¬:

2.1 Historias Laborales

2.2 Sánchez Rodrí¬guez, Miguel Ángel

2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto

2.4 Zawasky de Rojas, Margarita

Archivonorma recomienda: Utilizar folder colgante con porta-guías plásticas y carpetas legajadoras

¿Cuál es el tiempo de retención establecido para las historias laborales?

Share

Wednesday, June 15, 2011

La práctica ha mostrado que el tiempo mínimo para la conservación de historias laborales en el archivo central, debe oscilar entre 80 y 100 años.

“Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la Historia Laboral, sí existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo, que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo.

El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación, deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. (Negrillas y subrayado nuestro).

Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.

“…la práctica ha mostrado que el tiempo mínimo para la conservación de historias laborales en el archivo central, debe oscilar entre 80 y 100 años. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex funcionario o sus herederos...” De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos…”

Expedientes y formularios

Share

Thursday, May 19, 2011

Expediente puede definirse como conjunto de papeles que reflejan una sola tramitación que se cierra generalmente con un documento dispositivo, como un decreto o una resolución. En ocasiones, la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel.

Los expedientes se inician con la solicitud de presentación del interesado (persona o institución)

Posteriormente, se acumula toda la información

...