Archivo

Archivo

Procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

ARCHIVAR. Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificado toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc.

Archivista: Es el que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

Archivador: Carpeta con varios apartados que sirven para guardar papeles de un modo ordenado y por separado.

Importancia del archivo

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Clasificación de los archivos clasificación

Archivos permanentes:

contiene información relevante para una aplicación, es decir, los datos necesarios para el funcionamiento de la misma.

Archivos maestros:

contiene el estado de los datos susceptibles de ser modificados en la aplicación. Es el núcleo central de la aplicación. Todos los procesos están, en general, orientados a actualizar el archivo maestro o a obtener resultados de él. Ejemplo: el archivo de un cliente de un banco, en el que los registros contienen información de identificación de clientes, su saldo en cuenta, etc.

Archivos constantes:

es aquel que contiene datos fijos para la aplicación. En él las modificación son in frecuentes, normalmente se accede a él solo para consultar. Serán archivos constantes los que contengan los intereses para distintos tipo de cuentas bancarias, la ubicación de estantes en una biblioteca, la capacidad de las aulas de un centro, una tabla de números primos, etc.

Archivos históricos:

es aquél que contiene datos que fueron actuales en tiempos anteriores. Se conservan para poder reconstruir la situación actual o situaciones. En algunos casos puede estar formado simplemente por los registros borrados del archivo maestro. Un archivo puede contener, por ejemplo, los clientes que han dado de baja en una entidad bancaria.

Archivos temporales

contiene

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