El Archivo

sistema de archivosSistemas de archivos

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

Para decidir cuál sistema de archivo instalar, o si es conveniente combinar algunos de ellos, se debe tomar en cuenta los siguientes criterios:

 Clase de documentos que se archivarán

 Frecuencia con que se les consultará

 Cantidad de usuarios del archivo

 Cantidad de documentos recibidos y procesados en un período.

 Forma en que son solicitados los documentos

 Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz

 Plan de transferencia que se utilizará

 Plan de organización que tendrán los archivos

Clasificación alfanumérica

Se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras… Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirven de referencia

Procedimiento para archivar

A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4, etc.

Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan

Simplemente como referencia sobre la correspondencia.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico, como ya se menciono, se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo diversas variantes.

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