El Archivo

. EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

2.1 Definición:

Archivo de Documentos

El término archivo (latín archívum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Donde conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

“archivo” es una palabra que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. El lugar donde se custodia dicho fondo. La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Archivo administrativo

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

Clasificación de los archivos

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varía poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples, estructurales o según su función.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estás series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuales otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además dispones de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

IMPORTANTE: Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

* Acta del CED

* Inventarios de eliminación

* Muestras de las series documentales a eliminarse.

Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.

Con

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