BODEGA DE RECEPCION Y DESPACHO

BODEGA DE RECEPCION Y DESPACHO

Esta bodega tiene combinaciones de ser bodega de recepción y despacho, por estar en una comuna alejada de todos los proveedores principales, se almacenan insumos y material en volúmenes grandes que a la vez pueden quedar como insumo inmovilizado por varios días, meses, o inclusive años, pero a la vez podemos mencionar que es una bodega de rápida rotación de insumos, ya que lo que se entrega diario va a producción directa, este tipo de bodega  debiera ser lo ideal para cumplir sistema FIFO y ocupar los espacios mejor, pero como dijimos anteriormente, la distancia juega un importante papel en el almacenamiento de insumos.

OBJETIVO Y  ALCANCE

El objetivo de este procedimiento es describir las actividades a realizar en la recepción en bodega de insumos, repuestos y materiales comprados y/o almacenados por la Empresa Friosur S.A., necesarios para su procesos productivo.

Este procedimiento es aplicable a todas las recepciones de materiales o insumos realizadas por Bodega Planta de Friosur S.A.

1.- Recepción proveedor a bodega

Cuando el proveedor llega a la empresa se comunica con el portero, quien solicita autorización de ingreso al personal de bodega de turno, si el ingreso es autorizado, el proveedor ingresa al área de recepción y es atendido por el personal de bodega, quien realiza la recepción correspondiente, las recepciones de insumos por transporte externo se efectúa en ambos turnos.

El responsable de esta tarea es el Jefe de Insumos además de los estibadores, quedando registro en las Guía Despachos.

2.- Ingreso proveedor a bodega

Cuando el proveedor ingresa a bodega, el encargado de la recepción comprueba que los datos expresados en el documento tributario estén bien emitidos, continuando con el detalle de los insumos, detalle que debe ser consistente con lo solicitado en orden de compra y con lo físicamente recepcionado. En el caso de presentarse alguna objeción en los pasos anteriores la recepción  se realizara y se deja escrito en la Guía Despacho proveedor.  Además son causales de devolución las situaciones siguientes, que puedan derivar en devoluciones totales o parciales de un insumo.

2.1.- Devolución total

Se procede a realizar la devolución total en los siguientes casos:

 - El insumo no corresponde a lo solicitado en la orden de    compra.

 - En el caso que el insumo no corresponda a lo indicado en el documento tributario.

 - Cuando el producto del transporte entre el proveedor y nuestra bodega, el insumo hubiera sido afectado, es decir, responsabilidad del transportista.

En estos casos se procede a realizar la devolución total de lo Recepcionado no timbrando los documentos tributarios del proveedor, posteriormente se informa mediante correo electrónico a adquisiciones para coordinar la devolución y reposición, emitiendo la correspondiente guía de despacho.

2.2.- Devolución parcial

Se realizan devoluciones parciales en los siguientes casos:

-Un ítem o parte de uno, no corresponde a lo solicitado en la orden de compra.

-En el caso que el insumo no corresponda a lo indicado en el documento tributario.

En estos casos se procede a realizar la devolución parcial de lo recepcionado y se informa mediante correo electrónico a adquisiciones para coordinar la devolución y reposición  según sea la necesidad, emitiendo según corresponda guía de despacho.

Si en la primera revisión realizada por el personal de bodega no se detecta ninguna de las situaciones descritas en los puntos anteriores se procede a descargar el insumo del medio de transporte y se despacha este.

Los responsables de estas tareas son el Jefe de Insumos además del Jefe de Administración, quedando registros en las Guía Despachos.

3.- Revisión de insumos

Cuando la recepción corresponde a insumos de producción cajas, bolsas, láminas u otros insumos que incidan en la calidad del producto personal de bodega se comunica con el departamento de control de calidad, de modo que se verifique la calidad del insumo de acuerdo a lo solicitado según las especificaciones establecidas para insumo.

Para verificar la calidad, Control de calidad, efectúa un muestreo aleatorio, certificando el control en el documento original que indique lo siguiente (con timbre estampado o tapiz).

1. Revisado por calidad-Fecha, firma y nombre
2. Insumos Rechazado Dpto. calidad-fecha, firma y nombre
3. Insumos en observación- fecha, firma y nombre.

Cuando control de calidad estampa con opción a, b o c, lo hace en los documentos originales, no a las copias que lleva el

transportista o proveedor. Puede estampar su timbre en guías o facturas originales, con el cual se recibe el insumo.  Un insumo en observación, significa que puede ser rechazado o aprobado posteriormente y requiere de un mayor análisis para su disposición final, posteriormente Control de Calidad enviara un e-mail u otro medio escrito a los Dpto. involucrados indicando su proceso según seas la necesidad.

3.1.- Rechazo total de calidad

Cuando Control de Calidad rechaza la totalidad de los insumos, debe dar aviso a bodega quien informara al departamento de compras levantando la NC con todos los detalles.

3.2.- Rechazo parcial de calidad

Cuando control de calidad rechaza en forma parcial los insumos, debe dar aviso a bodega quien informara al departamento de compras levantando la NC con todos los detalles.

Los responsables de estas tareas son el Jefe de Insumos, monitor de calidad además de los estibadores, quedando registros en las Guía Despachos.

4.- Recepción de productos

El encargado de la recepción debe verificar que el producto haya sido trasladado de manera adecuada desde su origen, esto es, el producto debe estar cubierto (en transporte cerrado o con carpa), de manera que se evite cualquier contacto con agentes externos como agua, polvo u otros.  Si se detecta faltas a esta condición, el producto debe ser analizado por control de calidad quien determina si el producto es recepcionado o devuelto al proveedor cursando la no conformidad correspondiente

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