CASO OFICINA JURIDICA Y LIDERAZGO

1. CASO PRÁCTICO: LA OFICINA JURÍDICA

¿Identifique y analice cinco problemas que se presentan en esta empresa? Recuerde que una cosa son los síntomas y         otra las causas de los mismos. Proponga  una  solución  para  cada problema identificado  y realizando  la correspondiente sustentación de la misma.

De acuerdo a lo expuesto en el caso de la oficina jurídica, primeramente, hare una lista de todos los síntomas que evidencia una serie de problemas dentro de la oficina jurídica que estamos analizando:

• Celebran una gran cantidad de reuniones semanales.
• Aumento de carga de trabajo.
• Se convocan un número muy grande e incensario de asistentes a las reuniones, a los principales y varios colaboradores por cada principal.
• No siempre se envía la agenda de trabajo antes de las reuniones y cuando la envían, el personal cuentan con muy poco tiempo para preparar los temas a tratar.
• Las reuniones por lo general se prolongan entre cuatro o cinco horas.
• Se tratan otros temas que no están previstos en la agenda de trabajo.
• Los temas que se tratan la mayoría de las veces no son concretados.
• Siempre quedan puntos pendientes a tratar.
• No se establecen acciones a seguir.
• Se realizan pactos verbales no escritos y la mayoría quedan en el aire.
• En cada nueva reunión se empieza desde ceros y se vuelven a tratar temas que ya fueron abordados en reuniones previas.
• Cuando se logra concretar algunos temas, solo algunos cumplen con lo pactado.
• Los equipos de  trabajo de los principales dejan a un lado sus tareas regulares por estar enfocados en la reunión.
• Las reuniones por lo general toman media jornada laboral.
• El personal se siente presionado y estresado.
• Las jornadas laborales se llegan a extender hasta catorce horas diarias debido al tiempo que ocupan las reuniones.
• Muchas tareas se quedan sin ejecutar.
• Varias personas terminan haciendo las mismas tareas.

Problemas encontrados:

De acuerdo a los anteriores síntomas podemos identificar los siguientes problemas:

• Mala gestión del tiempo. No hay una buena planificación de las reuniones, al no contar con una agenda previa la mayoría de las veces, fomenta el desorden y poca efectividad de las reuniones. Se percibe que las reuniones duran más de lo que deberían debido al desorden y falta de una buena planeación de la agenda pues se abordan muchos temas e inclusive se discute sobre temas que no están contemplados incurriendo en una gran pérdida de tiempo

Solución: Reuniones ordenadas y organizadas. Para esto, se deber planear una agenda clara y consistente para cada reunión donde se establezca el objetivo de la misa, los temas a tratar, dando prioridad a los temas y/o tareas urgentes por sobre los importantes Se debe convocar solo a los principales y cada principal debe delegar a un solo colaborador que tenga autonomía y poder en la toma de decisiones para que asista en caso de que el principal no pueda acudir a la reunión. Las reuniones no deben tomar más de una hora por tal motivo solo se deben abordar un máximo de cuatro temas prioritarios. Establecería una sola reunión semanal y con la posibilidad de abordar a una extraordinaria si es necesario. Además de todas estas acciones considero pertinente capacitar a todo el personal, la empresa debe considerar el apoyo a través de coaching para la gestión del tiempo con el objetivo de fortalecer una cultura sobre el buen manejo del tiempo a sus empleados.

• Mal ambiente laboral. Esto se puede evidenciar por la mala comunicación interna que se presenta en la oficina. Muchas veces no les llega la agenda de la reunión que se realizara sin darles el tiempo suficiente para su preparación.  Se evidencia que el personal estresado y presionado pues, debido al desorden, las reuniones pueden durar entre cuatro y cinco hora es decir media jornada laboral lo que conlleva a que los que participan en las reuniones pospongan sus obligaciones rutinarias diarias incurriendo en un exceso de jornadas laborales, lo que hace un personal poco comprometido pues pueden llegar a descuidar su vida personal lo que será un gran conflicto a largo plazo para la empresa ya que el personal no estará a gusto.

Solución: Mejorar la gestión del tiempo de las reuniones. Al darle solución al problema anterior se estaría abordando al mismo tiempo la problemática que esta ocasionando un mal ambiente laboral en la empresa por cuenta del exceso de jornadas laborales. Cada tarea que surja de las reuniones debe tener un tiempo asignado, un responsable y debe haber un control oportuno, con esto se evitaría que más de una persona termine realizando la misma tarea. Cada responsable deberá cumplir con sus objetivos asignados y se nombrara a un auditor el cual será responsable de informar el progreso de las tareas asignadas a cada principal y su equipo de trabajo.

“Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo. Si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia si asignas menos caerás en la ineficacia. Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes”. (http://www.mujeresdeempresa.com/como-optimizar-y-mejorar-la-gestion-del-tiempo/)

• Reuniones ineficientes: No hay objetivos definidos y concretos para las reuniones Se tratan otros temas que no están previstos en la agenda de trabajo y los temas que se tratan la mayoría de las veces no son concretados lo que conlleva a que siempre quedan puntos pendientes, cada nueva reunión se empieza desde ceros y se vuelven a tratar temas que ya fueron abordados en reuniones previas, es evidente la falta de liderazgo en las reuniones pues no se establecen acciones a seguir y se realizan pactos verbales que la mayoría quedan sin cumplir, cuando se logra concretar algunos temas, solo algunos cumplen con lo pactado.

Solución: Reuniones con objetivos claramente definidos.  se deben celebrar reuniones cortas, precisas y concretas con un objetivo definido y solo tratar los temas para los cuales fue convocada la reunión Delegar responsabilidades y ejercer control sobre las mismas es indispensable, el auditor en este aspecto cumple un papel fundamental. Optaría por celebrar las reuniones antes de la hora del almuerzo de esta manera el personal estará más dispuesto al ser la media de la jornada y la hora del cumpliría una doble función al servir como espacio de descanso después de cada reunión de esta forma los involucrados regresaría al segundo tramo de su jornada laboral y continuarían con sus obligaciones. Además aplicaría incentivos a los equipos de trabajo que den cumplimiento oportuno a las obligaciones que se les delegue en cada reunión.

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