COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos:

1. Tener claridad de la estructura de la entidad a Nivel General y a Nivel Individual, estudiar el organigrama.

2. Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias dependencias. Ejemplo : contabilidad, tesorería, etc.

3. Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solución al siguiente interrogante : CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, ETC.?

4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada funcionario.

5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha información con los nuevos procedimientos.

6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene, número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos, personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que informes se producen con base en la información de los mismos.

7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades técnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales

8. Identificación de los procesos: sí son manuales o por computadora, evaluándolos especialmente con tendencia a que al máximo las labores se sistematicen.

9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrán en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.

10. Se elabora un Banco de datos sobre:

• Medidas de Control Interno y de Seguridad por áreas. Procesos o grupos.

• Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol.

11. Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico, económico y técnico.

12. Sistematización que se está aplicando en el procedimiento en la Entidad.

13. Realizar ejercicios de “lluvia de ideas” con los funcionarios para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificación y mejoramiento de los procedimientos.

TÉCNICAS PARA EL DISEÑO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS

La tendencia actual en el manejo de los procedimientos es eliminar por todos los medios ese paradigma originado en el famoso control previo, que esta mandado a recoger o sea mediante el control chequeador y revisiones con chulos y sellos, es decir donde otro funcionario revisa al anterior para determinar si se realizaron las tareas o labores correctamente

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