COMPONENTES QUE SOPORTAN LA DOCUMENTACIÓN EN LOS SISTEMAS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo comprende los componentes básicos que soportan la documentación de un sistema contable, a través de los cuales se logran los objetivos y se afianza el proceso de información y certificación de la empresa. La documentación es un dispositivo complementado del proceso y procedimientos, visto como un sistema, el cual es integrado, por los formularios, registros, archivos e informes, los cuales son las herramientas que permiten la compresión y el funcionamiento del trabajo y de operaciones tanto manuales como automatizadas.

Los formularios son aquellos documentos con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones para así pasar a registrar y tener un respaldo de esas operaciones. Los registros son información detallada y conservada por escrito de uno o varios documentos referentes a las actividades profesionales o administrativas que se lleven a cabo para luego ser archivados. Los archivos son la memoria colectiva de la empresa y, como tal, de suma importancia para la continuidad y buen funcionamiento. Al tener listo los formularios se registran y luego se procede archivar en un orden en el cual sea más rápido preparar un informe cuando la empresa o institución lo pida. Los elementos de un sistema contable se describen de forma clara y precisa, debido a que son de suma importancia para la eficiencia que pueda tener una institución o empresa.

DOCUMENTACION

La administración jerárquica de una empresa, tiene como propósitos el control y la coordinación de sus actividades, lo cual se lleva a cabo por medio de órdenes e instrucciones, las cuales se traducen, a su vez en informes y reportes sobre lo ejecutado. Tales órdenes e informes deben darse por escrito para evitar la imprecisión o la falta de claridad y para que todo techo y operación quede debidamente bajo control. Rodríguez, J. (2002: 123).

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. La opinión de Valiente J (2010: s/p) el documento es un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

FUNCIONES DE LA DOCUMENTACION

El motivo por la cual existe la documentación es expuesto por Anzuares citado por Rodríguez, J (2000: 123) al “…identificar, que la documentación en las empresas puede ser interna, externa y mixta, originándose la primera dentro de la empresa, la segunda, en los organismo que tienen relaciones con ella, y la tercera, en la propia empresa con los documentos que se reciben del exterior”. En los tres casos, la documentación es el medio por el cual se llegan a coordinar los hechos y las operaciones financieras. Por lo tanto, las funciones generales de la documentación son las siguientes:

• Captar las operaciones. Consiste en tener conocimiento de las operaciones a través de un documento qué contenga los pormenores de las mismas.

• Comprobar las operaciones. Consiste en que el propio documento esté debidamente autorizado con las firmas de las personas responsables.

• Justificar las operaciones. Es la razón de ser de la operación basada en las políticas establecidas. Su forma objetiva está constituida por la aprobación de los funcionarios responsables mediante su firma de autorización, la cual será válida si han obrado dentro de sus facultades; de lo contrario, la operación estará comprobada, pero no justificada.

• Los documentos, en su aspecto de órdenes, sirven para movilizar los valores de la empresa y, debidamente autorizados, establecen un control sobre los mismos.

FORMULARIO

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Los formularios son una especie de plantilla o página con espacios vacíos los cuales deben ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo, una solicitud de becas o ayudas socioeconómicas en la cual se agrega, en los espacios libres, la información personal requerida+

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

• Sencillez en su diseño.

• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

• El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

• Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatible. Por ejemplo, la persona que conforma un informe.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

Los formularios pueden ser clasificados de la siguiente manera:

De acuerdo a su presentación:

• Formularios simples: son documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas

• Formularios compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos.

De acuerdo a su presentación:

• Para originar una acción: inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.

• Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser consultado posteriormente; por esta razón su llenado correcto es importante dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

• Para informar resultados: se usan para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran

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