CONTABILIDAD DE COSTOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS

CONTABILIDAD DE COSTOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS

1. Marco referencial

Servicio proviene del término latino servitium, se define como la actividad y consecuencia de servir. Entre las muchas concepciones que tiene el término servicio está la relacionada a la actividad de la prestación humana, que permite satisfacer las necesidades sociales y de tipo empresarial.

Desde el punto de vista económico y empresarial, la actividad de servicio son aquellas desarrolladas por las empresas para satisfacer las exigencias de sus clientes. A partir de este punto de vista, el servicio constituye un bien no material, por lo tanto, no se utiliza el recurso de materia prima y prácticamente constituye el sector terciario de la escala industrial.

El campo de aplicación de una empresa de servicios es la administración pública de una ciudad, región o país que tiene como objetivo satisfacer necesidades básicas y fundamentales del ciudadano, como por ejemplo la educación, la sanidad o el transporte, entre otras actividades.

Si se trata de determinar el costo del servicio, es necesario hacer una clasificación de este tipo de empresas, como por ejemplo:

Empresas de servicios con actividades uniformes en el tiempo, alto consumo de mano de  obra. Destaquemos por ejemplo, empresas de mantenimiento de instalaciones, como limpieza, ascensores, prestaciones de servicios profesionales como asesorías.

También encuadraremos en esta clasificación tipos de empresas con una infraestructura en  inmovilizado importante o aquellas que asumen un volumen de gasto fijo muy superior a los precios medios de venta de sus artículos, como por ejemplo una peluquería. El criterio más recomendable para fijar los precios en este tipo de empresas es proceder a fijar los precios mediante el cálculo de la productividad máxima de nuestra empresa.

Empresas de servicios que se rigen por la gestión de proyectos, como por ejemplo programación web, consultoría, procesos de selección de persona. Son todos los servicios que incluyen un servicio puntual y definido, con una duración temporal media-larga de desarrollo del proyecto y no garantizan la vuelta del cliente por obligación contractual fuera de las condiciones previamente pactadas.

Los clientes no tienen una demanda periódica de nuestros servicios, y la forma de fijar precios más recomendable es a partir de colocar un objetivo de ingresos, repercutiéndolo en nuestros clientes. La particularidad de este tipo de empresas destaca por la gran disparidad de precios que podemos encontrar entre los distintos clientes,  dado  que  el  precio  va  a  venir marcado por el proyecto concreto que tengamos que llevar a cabo.

Empresas de servicios combinadas con venta de productos, como por ejemplo servicios de hostelería, servicios de reparaciones al hogar, servicios funerarios. En este tipo de empresas, el cálculo de costos como la fijación de precios es un proceso bastante engorroso, y el procedimiento a seguir consiste en realizar el cálculo estimado de la productividad máxima y adaptar nuestros precios mediante el criterio de fijación de precios por la clasificación de mis clientes.

Este sistema implica que tenga predefinido inicialmente cuál va a ser mi segmento de clientes objetivo, orientar totalmente mi empresa a mi público objetivo y a partir de sus tendencias y posibilidades de gasto, fijaremos los precios de nuestros servicios. Para comprenderlo mejor, pensemos en dos restaurantes: En el primero se venden menús a diario y se encuentra cerca de zonas industriales, y el segundo ofrece platos a la carta localizado cerca de las zonas turísticas de nuestra ciudad. Públicos distintos, negocios distintos.

Los costos constituyen un elemento fundamental del proceso de toma de decisiones de una empresa de servicios. La identificación de sus componentes se realiza de acuerdo a lo señalado por la NIC 2, determinando que su manejo es similar al desarrollado por las entidades que se dedican a actividades de transformación. A partir del ejercicio 2011, por necesidad legal, se requiere del establecimiento de las bases para una adecuada gestión de costos en las organizaciones de servicios, con la finalidad de evitar contingencias futuras.

2. Tópicos de contabilidad de costos en la empresa de servicios

2.1. Mano de obra

Constituye el valor del trabajo directo e indirecto realizado por los operarios, o, dicho en otros términos, el esfuerzo aportado al proceso de la prestación del servicio a nuestros clientes. La mano de obra para una empresa de servicios se clasifica:

2.1.1. De acuerdo con el tipo de trabajo

De acuerdo a esta clasificación se establecen niveles por centros de costos o de responsabilidad, como por ejemplo: centro de costo de preparación, supervisión, etc.

2.1.2. De acuerdo con la relación directa o indirecta con los servicios

La mano de obra que está directamente comprometida con la prestación de los servicios se conoce como mano de obra directa, y la mano de obra que no está directamente comprometida con el servicio se llama mano de obra indirecta, que se convierte en parte de los costos indirectos del servicio. La distinción entre mano de obra directa e indirecta puede depender de la definición de la gerencia de la empresa.

2.2. Control de los costos de la mano de obra.

Para el efecto, tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

1. Procedimientos satisfactorios para la selección, capacitación y asignación de los operarios a los trabajos específicos.
2. Un programa adecuado de remuneraciones, condiciones de trabajo higiénico, sano y beneficios sociales para los trabajadores.
3. Métodos para asegurar un desempeño laboral eficiente.
4. Controles para asegurar que solo se está remunerando a trabajadores debidamente capacitados y de acuerdo con los servicios que realmente prestan.

2.3. Funciones laborales

Las funciones laborales que más directamente se relacionan con la administración y control de la mano de obra son las siguientes:

1. Personal y relaciones laborales. La función de personal y relaciones laborales se ocupa de elaborar y administrar las políticas y procedimientos que se relacionan con la contratación, clasificación, capacitación y condiciones de empleo de los trabajadores.
2. Cronometraje. Sirve para mantener un  registro  de  horas  trabajadas,  de la naturaleza de las asignaciones de trabajo y los servicios realizados. Esta información la utiliza el departamento de nóminas para determinar las ganancias de cada trabajador, y el departamento de contabilidad de costos para cargar los costos a las cuentas, centros de costos y/o trabajos. Ofrece información al departamento de contabilidad de costos en cuanto a las causas del tiempo ocioso o de actuaciones inferiores a la norma. En algunas compañías, los encargados de esta función rinden cuentas directamente al gerente de administración. En otras, el cronometraje puede incluirse dentro de la contabilidad de costos. Los dos documentos principales utilizados son la tarjeta reloj marcador de tiempo (es un registro de la asistencia del empleado, revela el número de horas regulares y de sobretiempo que han trabajado) y la boleta de tiempo (indica la forma en que el empleado ha utilizado su tiempo entre los distintos trabajos, productos o actividades de mano de obra directa). (Estas boletas se balancean con la tarjeta de reloj). Las boletas de tiempo son esenciales en un sistema de contabilidad de costos de pedidos especiales. En algunas situaciones tipo proceso, en las que se  obtienen  múltiples  servicios,  las boletas de tiempo pueden utilizarse para determinar la forma en que debe asignarse el tiempo y el costo departamental de la mano de obra directa a los servicios prestados.
3. Contabilidad de las remuneraciones. Forma parte de la función de contabilidad financiera y rinde cuentas al contador general. Es responsable del cómputo de la cantidad de pago bruto y neto para cada trabajador, y del cálculo de las deducciones legales. También efectúa los pagos a los empleados y mantiene registros de ganancias individuales y otros datos necesarios para cumplir con las regulaciones de impuestos.
4. Departamento de costos. El departamento de costos, tomando como base las boletas de tiempo, distribuye la nómina bruta total a las cuentas apropiadas y registros auxiliares del mayor. También es responsable de la preparación y emisión de informes para la administración a efectos del control del costo de la mano de obra, que puede contener una comparación entre el costo de la mano de obra en efectivo de los servicios terminados durante el período vigente y el de los períodos anteriores.

2.4. Costos directos e indirectos

2.4.1. Costos directos. Aquellos que se identifican con las órdenes de servicio o con los centros de costos. Están constituidos por los materiales directos y la mano de obra directa.

1. Materiales directos. Es el elemento directo de la prestación del servicio que está vinculado directamente con la elaboración del mismo.
2. Mano de obra directa. Es el elemento directo del proceso de prestación del servicio que está constituido por las remuneraciones que se paga al personal que está involucrado en el proceso de elaboración del trabajo que se está elaborando.

2.4.2. Costos indirectos. Son todos aquellos que no se pueden identificar con las órdenes de servicio o con los centros de costos de la empresa, como por ejemplo: sueldos de profesionales y técnicos, mano de obra indirecta, materiales indirectos, contribuciones sociales, derechos sociales, gastos diversos de los centros de actividades, etc.

...