Cadena De Suministros

Resumen

El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo describimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costos que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.

QUÉ ES EDI ?

El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es el intercambio de datos y documentos de computador tales como: órdenes de compra, facturas y notificaciones de cobro, en un formato estándar universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y sus Asociados Comerciales. Las compañías que han implementado el comercio electrónico han descubierto que el EDI es un componente vital y estratégico para el intercambio seguro y a tiempo de la información de negocios. El EDI, sin embargo, difiere de formas más elementales de comunicación electrónica, ya que provee un flujo de información completamente integrado con las Aplicaciones de la Empresa y estandarizado con el mundo exterior.

El beneficio del EDI se centra en el incremento sustancial de la productividad de su empresa. El EDI permite intercambiar datos, sin tener que tipear de nuevo la información de las transacciones de negocios, ya almacenada en los archivos de sus computadoras. Usando EDI, su empresa puede enviar documentos directamente desde las aplicaciones internas que manejan los datos de sus negocios a los sistemas computarizados de sus Asociados Comerciales - sin intervención humana. En consecuencia, EDI minimiza la cantidad de personas involucradas en el manejo de la información entre su Empresa y sus Asociados Comerciales y elimina la cantidad de errores y retrasos que acompañan el procesamiento manual de los documentos.

Simplificando los procedimientos de la empresa para hacerlos más efectivos el EDI puede ayudar a su organización a controlar sus costos, aumentar su eficiencia e incrementar los niveles de servicio a sus clientes. Al mismo tiempo el EDI puede hacer que su Compañía tenga ahorros muy significativos, al disminuir los puntos de pedido para mantener a un nivel mínimo los inventarios y al disminuir también los requerimientos administrativos.

¿CÓMO FUNCIONA EL EDI ?

El sistema computarizado de su Compañía posiblemente ya se utiliza como repositorio de los datos relacionados con las funciones del negocio, tales como: Compras, Mercadeo, Control de Inventarios, Control de Pedidos, Ventas, Administración y Contabilidad. El EDI aumenta el valor de la inversión que ya se ha hecho en el Software de Aplicaciones utilizado ya que la creación, el envío, la recepción y el procesamiento de documentos de negocios al utilizar EDI, pueden ser automatizados e integrados con las aplicaciones internas ya existentes en su computador.

El EDI extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos de negocios en un formato entendible por un computador, utilizando líneas telefónicas y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento de negocios, los sistemas computarizados de sus Asociados Comerciales cargan directa y automáticamente los datos de dicho documento, los procesan e interactúan con los Sistemas de Aplicación que los requieren como entrada. Todo esto se ejecuta en pocos minutos, sin necesidad de tipear de nuevo los datos recibidos, ni de procesar manualmente los documentos.

¿QUÉ PUEDE SER INTERCAMBIADO VÍA EDI ?

Una amplia gama de información relacionada con distintas funciones del negocio puede ser transmitida, incluyendo:

Compras

Ordenes de Compra

Acuse de Recibo de las órdenes de Compra

Cambios y ajustes a las órdenes de Compra

Consultas sobre el estado de las órdenes de Compra

Reportes sobre el estado de la Orden de Compra

Finanzas y Contabilidad

Facturas

Memos de Crédito/Débito

Pagos y Notificaciones de recibos de pagos

Notificaciones de Aceptación/Rechazo de pagos

Reporte para Impuestos

Control de Inventario

Ajustes de Inventarios

Planificación de producción

Transferencias de Productos y Reventas

Notificaciones de nivel del Inventario

¿QUÉ ES UN ESTÁNDAR EDI ?

Un estándar EDI es una definición de estructuras de mensajes uniformes (formatos) usadas para crear versiones electrónicas - esto es, entendibles por un computador - de los documentos de negocios que originalmente se elaboran en papel. Muchos de los formatos de mensajes estándares iniciales fueron creados y adoptados por industrias específicas para el intercambio de documentos entre esa industria particular, o por compañías específicas para intercambiar documentos con sus suplidores.

En la medida en que el EDI ha ido evolucionando, el uso de estándares específicos para un tipo de industria o para una compañía ( también conocidos como estándares propietarios) ha disminuido dando lugar a la aparición y expansión de estándares públicos. Algunos de los estándares públicos mas utilizados son: EDIFACT, ANSI X12, UCS, TDCC, VICS, PIDX, EDX, ODETTE y TRADACOMS.

¿CÓMO PUEDO EMPEZAR A USAR EDI ?

EDI requiere una computadora, un software traductor y/o de administración para EDI, un software de comunicación, hardware de comunicación (modems), y por supuesto una o más líneas telefónicas. Muchas compañías optan por utilizar una VAN (Red de Valor Agregado) con capacidad para buzones ("mailboxes") electrónicos con el fin de realizar un intercambio seguro y eficaz de los datos.

¿QUÉ ES LA RED DE VALOR AGREGADO DE EDI ?

Muchas compañías deciden utilizar una red para EDI o VAN (Red de Valor Agregado) - que es la tercera parte en la relación Compañía-Asociados Comerciales - ya que este tipo de redes facilita la transferencia de datos vía EDI tanto para el emisor como para el receptor. Un servicio de red permite completar todas las transmisiones a los Asociados Comerciales con una simple transmisión. En este sentido, la red actúa como un banco que guarda los documentos en los buzones de cada Asociado Comercial y permite evitar el tener que transmitir los documentos uno por uno a cada Asociado Comercial por separado, un proceso que puede ser muy costoso si lo hace

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