Caso tercerización

Desarrollo de proyecto

Partiendo de los puntos analizados previamente, deberás explicar, de acuerdo a la problemática identificada en la empresa, la forma en que se realizan algunas de las siguientes actividades:

• Diseño del producto: cómo se realiza y qué herramientas se utilizan, cómo se validan los datos de entrada y la propuesta de diseño ya elaborada. 

En este punto vamos a explicar detalladamente como es el proceso de compras específicamente en el área de medios para entender cómo se opera internamente.

Ciclo de colocación de una Compra Especial:

1- El cliente interno, en este caso el área de mercadotecnia envía un correo con la necesidad de compra por medio de correo electrónico, el cual es un documento en PDF llamado “Orden de Compra” y lleva toda la información necesaria: quien lo solicita, la fecha en que se solicitó, qué se solicita con sus especificaciones de tipo de material, tipo de impresión, medida y cantidades; a que centro se hará el cargo y como se va a entregar y donde.

2- Este a su vez debe de ir acompañado de un diseño en altas para poder ser impreso y en su caso del archivo de la distribución, sobre cómo debe de ir armado y empaquetado para su entrega en la bodega más cercana.   

3-  Cuando el comprador tiene toda esta información, se procede a iniciar la licitación; esta consta de hacerle llegar la necesidad de compra a todos los proveedores que se tienen dados de alta en el portal Coppel y que se dediquen al rubro del tipo de material que se requiere comprar por medio de un correo electrónico con la información de lo que se está solicitando para que envíen su cotización, es decir; su propuesta en precios. Para poder cerrar la licitación se necesita un mínimo de 3 cotizaciones.

4- Cuando se reciben las 3 primeras cotizaciones, se realiza una comparativa y se decide quien resultó ganador de la misma por ser quien mejor costos dio.

5- Se procede a realizarse la Orden de Compra foliada con un número consecutivo, donde se vacía la información de la OC que envió el área de mercadotecnia en su momento para que no quede duda alguna en el proveedor sobre qué es lo que tiene que fabricar, se convierte en formato PDF y se imprime en físico.       

6- Después se realiza un archivo donde se plasma en forma comparativa la diferencia entre precios de una propuesta contra otra, donde se estipula de forma numérica cuanto nos estamos ahorrando con nuestra mejor opción vs nuestra peor opción. Esto se realiza en un archivo Excel y se manda a imprimir en físico.

7- Ya teniendo impresa la OC y la comparativa, se procede a anexar las 3 cotizaciones impresas en físico, así como la OC enviada por el cliente interno, en este caso por el área de mercadotecnia.

8- Cuando se tienen listos todos estos documentos, se pasan a firma con el Gerente del área; quien los revisa detenidamente corroborando que la licitación está en orden. Una vez dado su vo.bo. los firma y los pasa con el Coordinador del área para su firma de autorizado.

9- Una vez firmada la OC por el coordinador, se le hace llegar al proveedor por correo electrónico en formato PDF, junto con los diseños y los archivos de distribución en caso de que la lleve, así como la fecha de entrega solicitada.

10- Posterior a esto se archiva toda la documentación impresa en una carpeta para que cuando auditoría requiera hacer una revisión puedan tener todo a la mano de forma ordenada. Y de igual forma se guarda la OC de forma electrónica.

11- Cuando el proveedor entrega el material, hace llegar de forma electrónica la factura en PDF, la remisión firmada por la persona que recibió la compra y un documento XML que corresponde a la factura.

12- Se imprimen estos 3 documentos en físico y se le anexan toda la documentación que se firmó previamente por el coordinador para esta compra (OC realizada por compras medios, OC realizada por mercadotecnia, comparativas y cotizaciones). Se le coloca un sello rotulado con el logotipo de la empresa sobre la factura impresa y se le escribe el centro al que se le hará el cargo del gasto.

13- Se le entrega toda esta documentación al coordinador, la revisa y firma sobre el sello de autorizado. Esto a su vez se le hace llegar a mercadotecnia para que la Gerente lo revise y firme de autorizado de igual forma, quien se lo hace llegar al área de contabilidad para proceder con el pago al proveedor.

Prácticamente en este proceso las únicas herramientas que se utilizan son, Excel, PDF y correo electrónico. Como se puede apreciar prácticamente este proceso de compra no está en lo más mínimo registrado en un sistema y si no se lleva un control puntual de todas estas compras registradas en el reporte de Compras Medios, se pueden presentar malentendidos con auditoría.

La validación que se tiene como respaldo son las firmas de autorizado tanto de la Gerente del área, como la del Coordinador de la misma quien es un puesto de confianza y dan por hecho que lo que está autorizado por el está comprado dentro de todas las políticas de la empresa. Es importante mencionar que ninguna OC puede ser colocada si no está firmada de autorizada por esta persona.

La propuesta es generar un sistema especialmente para la colocación de órdenes de compra para el área de Medios. El área está creciendo constantemente y es indispensable desarrollarlo.

Esta área de compra medios opera de manera muy similar a otra área de compras llamada compras de suministros. Ellos actualmente tienen desarrollado un programa especialmente para ellos donde se colocan por códigos, al proveedor ganador de la licitación todas las necesidades de compras, las cuales a su vez llegan a través de una notificación de correo electrónico a los proveedores y en automático comienzan a fabricar los artículos. Una vez que están hechos, se entregan en la bodega seleccionada por compras y se cuelga la factura al portal Coppel la cual ya va ligada al pedido, para que el comprador la autorice para pago en el mismo sistema y le llegue la señal al área de contabilidad en automático para su pago.

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