Catalogo de cuentas

Catalogo de cuentas

El Catálogo de Cuentas

El catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

٭ Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

٭ Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

٭ Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

٭ Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

٭ Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

1.4. El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.

En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:

Balance:

1.1. Activo

2.2. Pasivo

3. 3. Capital

Estado de Pérdidas y Ganancias:

4. 4. Productos

5.5. Costos

6. 6. Gastos de operación

7. 7. Otros gastos y productos

8.8. ……

9. 9. Cuentas de Orden

0. 0. Cuentas "puente".

Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.

Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:

1.1. Activo

1.0 1.0 Circulante

11 1.1 Fijo

1.2 1.2 Diferido

Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:

1. Activo

10. Circulante

100 Caja y Bancos

101 Cuentas por cobrar

102 Inventarios

En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más cuentas.

Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:

1. Activo

10. Circulante

100. Caja y Bancos

1000 Caja General

1001 Caja chica

1002 Banco x

1003 Etc.

De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con

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