Ceremonia Y Protocolo

BOMBEROS DE CHILE

Departamento de Comunicaciones

INTRODUCCIÓN

“Uno de los principales fines del Ceremonial y Protocolo, es el fijar la precedencia las Autoridades Nacionales y Extranjeras, para obtener una ubicación adecuada en todos los actos oficiales”.

De lo anterior, se deduce la conveniencia que todas las Autoridades, Directivos, Ejecutivos, Bomberos, e incluso invitados generales, conozcan ciertas normas que les puedan dar una orientación respecto de usos y costumbres de nuestra institución .

Se da por descontado que quienes organizan ceremonias, deben conocer las disposiciones generales sobre protocolo y la correcta aplicación de la precedencia. Por lo tanto, el presente Manual de Ceremonial y Protocolo Bomberil, de la Junta Nacional de Bomberos de Chile ordena las materias inherentes al tema, en el ámbito institucional, en una forma fácil de comprender y aplicar.

Aquellos vacíos y las situaciones no previstas en este manual debieran superarse aplicando el sentido común, o bien, solicitando asesoría al Departamento de Comunicaciones de la Junta Nacional.

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1. RESPONSABILIDAD

En cualquier acto o ceremonia oficial, responderá del respeto del Protocolo y la ceremonia misma, la autoridad que invita.

Para este efecto, si la ceremonia se realiza con acomodación de asientos, deberán colocarse, como mínimo, tarjetas de identificación en la primera fila de autoridades. De ser posible, para ayudar en la ubicación, se confeccionará un gráfico, que será colocado en lugar visible a la entrada del recinto. Asimismo, se deberá designar el personal necesario para respaldar esta acción.

Si la ceremonia es de pie, deberá designarse una o más personas que indicarán a las autoridades e invitados el lugar que les corresponde.

2.- DE LAS INVITACIONES

a. Las invitaciones para toda clase de actos sociales deben hacerse, al menos, con 10 días hábiles de anticipación, para permitir al destinatario recibirla oportunamente y confirmar su asistencia.

La respuesta a toda invitación que la solicite, debe darse en el término de 48 horas, o inmediatamente cuando fuere el caso, evitando modificar posteriormente esa respuesta, para no causar dificultad al invitante.

b. Al redactarse una invitación, deben considerarse los siguientes aspectos:

1. Nombre del invitante.

2. Cargo y/o dignidad del invitante.

3. Nombre de la Institución a la que pertenece el invitante.

4. Objetivo de la invitación.

5. Nombre del invitado.

6. Cargo y/o Dignidad del invitado.

7. Carácter del acto o ceremonia a la que se invita: formal o informal.

8. Fecha, hora y lugar donde se desarrollará el acto o ceremonia.

9. Si el caso lo requiere, indicar la tenida que deberá usarse y/o consideración de acompañante (cónyuge).

10. Teléfono, fax o dirección donde responder la invitación, acompañado de la abreviatura S.R.C. (Se Ruega Confirmar) o R.S.V.P. (Respondez S´il Vous Plait).

(Ver ejemplos en capítulo Redacción Protocolar)

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c. Es de especial importancia la confirmación de las personas que asisten, y si lo harán solas o acompañadas. Una vez que se tiene la nómina confirmada se procederá a confeccionar el cuadro de ubicaciones.

d. En ceremonias que se celebren en estrados, deberá considerarse que la ubicación del Ayudante General de la Presidencia Nacional, deberá ser inmediatamente detrás del Presidente de la Junta Nacional de Bomberos de Chile, si asistiere.

e. Se tendrá presente que la autoridad que invita es quien preside la ceremonia1.

3. DESARROLLO GENERAL DE LAS CEREMONIAS

Dinámica General

A.- Ceremonia sin Formación

Recepción de autoridades

Iniciación ceremonia

Interpretación de Himno Nacional e izamiento del Pabellón Nacional.

Discurso anfitrión

Número artístico o ejercicio bomberil

Discurso invitado de honor

Himno Bomberos de Chile

Clausura

B.- Ceremonia con Formación

Introducción (maestro de ceremonias)

Revista a la formación bomberil

Interpretación de Himno Nacional e izamiento del Pabellón Nacional

Discurso del anfitrión

Número artístico, demostración bomberil o entrega de reconocimientos

Discurso invitado de honor

Interpretación Himno Bomberos de Chile

Colocación para desfile

Permiso para iniciar el desfile

Desfile

Cuenta que el desfile ha terminado

Cierre

1 No obstante, podrá ceder su ubicación protocolar de acuerdo a lo estipulado en el capítulo de Precedencias.

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Para el desarrollo de cualquier acto o ceremonia, deberán considerarse los siguientes aspectos:

3.1. Recepción de Autoridades

Se formará un comité de recepción en el lugar del acto para recibir a las autoridades invitadas, ubicándolas en los lugares que, según precedencia, les corresponda.

Debe considerarse que la autoridad máxima que asiste, debe ser recibida por quien extendió la invitación.

La autoridad bomberil invitante deberá disponer de un espacio habilitado especialmente para las autoridades más importantes, a las cuales atenderá en forma personal en los momentos previos al inicio de la Ceremonia.

3.2. Iniciación de la Ceremonia

El acto o ceremonia, debe estar en condiciones de iniciarse a partir del momento en que llega la autoridad que la presidirá, lo que debe ser a la hora que se fijó en la invitación.

El dueño de casa, o invitante, solicitará autorización a la máxima autoridad presente para iniciar la ceremonia. En aquellos actos en que la autoridad deba revistar la Unidad de Formación, la ceremonia se iniciará inmediatamente llegado éste a la tribuna o Palco de Honor.

En Ceremonias bomberiles con delegaciones formadas, y a las que asistiere alguna autoridad con mayor rango bomberil que el anfitrión, las tres máximas autoridades presentes, procederán a revistar la formación en el siguiente orden2: La máxima autoridad civil marchará más cerca de la formación; la autoridad bomberil anfitriona, en el extremo opuesto; y la autoridad bomberil de mayor jerarquía, entre ambos (al medio).

El Comandante anfitrión, a cargo de la formación, deberá acompañar dos pasos detrás de la autoridad que revista.

2 El orden sugerido no regirá en caso de revistarse la formación sobre un vehículo bomberil o carruaje, situación en la cual regirá el orden de precedencias

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