Compras Y Estrategia Competitiva

1.4 COMPRAS Y ESTRATEGIA COMPETITIVA

EL ÁREA DE COMPRAS, UNA VENTAJA COMPETITIVA PARA LA EMPRESA

Estamos viviendo un momento histórico de constante cambio, y nada tan indiscutible como en el mundo de los negocios, competitividad de clase mundial, criticidad en tiempos de producción y mercadeo, objetivos ambientales, precios con base en costos, requerimientos incrementales de los clientes, enorme énfasis en calidad, fusiones, compras y cierres de compañías, despidos masivos, crisis financieras, la mayor exigencia de los consumidores, la competencia global, el ajuste de la producción a la demanda, la mejora continua de la calidad, la reducción de los ciclos de vida de los productos y el afloramiento de nuevas compañías son los principales retos actuales, que están teniendo enorme impacto en la función de compras y aprovisionamiento.

Frente a la función meramente transaccional que se venía ejerciendo, y que incluía el poder acceder a varios proveedores con el fin de ganar poder en una negociación competitiva en el precio y simultáneamente reducir el riesgo del suministro, las nuevas exigencias están haciendo que compras y adquisiciones jueguen un papel más relevante y tengan una orientación estratégica.

Esto está forzando a las compañías a reconsiderar la forma en que hacen sus compras y adquisiciones, considerada en la actualidad por empresas de vanguardia como uno de los procesos clave generadores de utilidades. Lejos están los días en que bastaban ‘las tres cotizaciones’ como proceso lógico y sin la correcta y total consideración de la base de suministro.

Hoy en día, tal enfoque muy seguramente revierte en pérdidas en producción, altos costos de implementación y de los productos, los cuales son de inferior calidad y llegan tarde al mercado, deteriorando significativamente la ventaja competitiva. Por lo tanto, compras es una profesión en transición. Y ese cambio ha llevado a esta área a ser la nueva ventaja competitiva, no sólo en momentos de crisis o recesión, sino en cualquier ocasión en que las compañías quieran ampliar sus márgenes de utilidad y no puedan lograr los indicadores requeridos por vía de las ventas o el mercadeo.

Esta función, estratégicamente orientada, debe integrar la planeación fundamental, a largo plazo, de la compra de materiales y servicios clave con el proceso central de la compañía. El nuevo rol de compras, mas proactivo y mejor orientado, incluye participar colaborativamente en la definición exacta de los requerimientos de los materiales y servicios clave, y en las consecuentes actividades de apoyo a mercadeo y ventas, enfocándose en la gerencia y administración del gasto y de las relaciones con los proveedores, con gran excitación en mejora de la calidad y valores agregados.

Si asumimos que las órdenes de compra/contratos son los “cheques con los que las empresas comprometen su dinero con terceros” surgen un par de preguntas importantes: ¿en manos de qué profesionales está la función de comprometer el dinero? ¿Tienen las empresas un modelo estratégico de compras que le garantice la mejor relación costo-beneficio de su gasto? Extrañamente, es sólo en el pasado reciente que las empresas han comenzado a reconocer el impacto vital que la profesionalización de los compradores y la administración estratégica de los gastos, puede tener en la obtención de ventajas competitivas.

Desde la creación de esta función, compras ha sido el responsable de un porcentaje significativo de los costos de las mercaderías vendidas, siendo los materiales y servicios comprados la fuente de una gran parte de los problemas de calidad y sobrecostos de las empresas, y en la mayoría de los casos, compras tiene más impacto en los estados financieros que ninguna otra sección.

En la práctica, el costo de los materiales puede variar no sólo en 5%, sino hasta en un 10%, dependiendo directamente del área de compras, por lo cual usualmente hay más oportunidades para reducir los gastos de compras en 5%, que de aumentar el volumen de ventas en 25% ó 30%; Adicionalmente, la utilidad derivada de los ahorros de compras puede obtenerse sin incremento significativo en el gasto. De otra parte, una utilidad adicional por incremento en ventas, usualmente conlleva a un aumento, tanto en gastos, como en riesgo de capital (incremento de fuerza de ventas, mayor presupuesto de publicidad/mercadeo/promociones, capacidad adicional de planta, horas extras, o alguna combinación de los anteriores).

De modo que la nueva técnica de compras se debe preocupar por identificar, seleccionar e implementar un programa de cambio e impacto global, diseñado para poner el proceso de comprar en el ‘corazón’ del negocio, permitiéndole así hacer su máxima contribución a las utilidades corporativas a la vez que gana ventaja competitiva comercial. Las áreas de compras profesionales y estratégicas se enfocan en diferentes formas de abordar e interactuar con el mercado de suministro, tomando en cuenta no sólo la situación actual, sino también cómo podría desarrollarse en el futuro.

Están basadas en la premisa de que los compradores pueden determinar y cambiar el mercado de suministro en el cual se desenvuelven. De tal forma que cada categoría de gasto tendrá una táctica de suministro particular, definida justamente por un equipo de compras que, mediante un trabajo interdisciplinario interno y una exhaustiva investigación del mercado de suministro, fije, en forma apropiada, dicha estrategia, enfocada en aportar al negocio lo que a otras áreas les es más difícil.

Como parte del equipo de compras, aporte y participe activamente a desarrollaron elementos vanguardistas, que claramente son el factor determinante en el nuevo proceso de compras, para llegar a tener una sinergia con la estrategia competitiva de la organización; Se implementaron nuevos enfoques en la gestión de compras, se le dio la importancia que merece el nuevo papel del proceso de compra, de centro de gasto a socio estratégico de las áreas de negocios, se lograron establecer nuevas formas de consolidación y profundización en las relaciones con los proveedores llegando a ser aliados estratégicos, en los procesos de negociación y nuevos contratos, es también un factor muy importante y decisivo, la implementación de herramientas tecnológicas aplicadas a la función de compras.

Se diseñaron estrategias de aprovisionamiento diferenciadas por grupos de bienes y servicios, que toman en cuenta el efecto global en los objetivos de la organización, administrando la información de especificaciones técnicas de compra, de modo que se obtengan los niveles deseados de calidad y disponibilidad, pero sin complicar innecesariamente los procesos, así se llego a estandariza y optimiza los procedimientos de obtención y selección de

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