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Ofimática-Hoja de Cálculo

La hoja de cálculo, tema que nos ocupa en este módulo, no sólo demuestra un alto potencial para cálculos financieros, contables, estadísticos, sino que su uso es más frecuente que otras aplicaciones. Explicaremos de qué se trata la hoja de cálculo y demostraremos cómo se aplica tomando como ejemplo el programa Microsoft Excel.

Una herramienta informática, tal como Microsoft Excel, nos permite el ordenamiento de la información de nuestros clientes, como así también mejorar el servicio que se presta como profesional.

Hoja de Cálculo-

¿Qué es una hoja de cálculo?

Los programas de hoja de cálculo son el caso típico de programas informáticos que, partiendo de una idea sorprendentemente sencilla, se convierten en una herramienta indispensable para una gran cantidad de tareas.

Una particularidad muy importante de las hojas de cálculos es que tienen un abanico de usos posibles muy amplio. Al contrario de lo que sucede con otros tipos de programas, las hojas de cálculo se pueden utilizar tanto para tomar notas como para mantener una base de datos o para crear gráficos. Su facilidad de utilización y su versatilidad lo convierten en uno de los programas básicos que debe conocer cualquier profesional que disponga de una PC.

Básicamente, una hoja de cálculo, no es más que una cuadrícula. Esta cuadrícula está compuesta por columnas (verticales) y filas (horizontales) que se entrecruzan. En la intersección de cada fila con cada columna hay una celda.

Para facilitar la identificación de cada una de las celdas, todas las columnas y todas las filas tienen un nombre. Así, el nombre de la primera columna por la izquierda es A, el de la segunda B y así sucesivamente.

Cuando hay más columnas que letras, el nombre de la columna que sigue a la columna Z es el siguiente AB y así sucesivamente hasta la columna IV que es la última que hay en Excel. Por su parte, el nombre de la primera fila, empezando por arriba es 1, el de la siguiente 2 y así sucesivamente. El nombre de la última fila de Excel es 65536.

Una vez que se conoce el nombre de las filas y de las columnas es muy sencillo nombrar a una celda cualquiera de la hoja de cálculo, puesto que su nombre será el resultado de unir los nombres de la columna y fila en cuya intersección se encuentra.

Libros de trabajo

En el apartado anterior hemos estado utilizando el término hoja de cálculo para referirnos, en general, al documento propio de un programa de hoja de cálculo (al igual que el documento de un procesador de textos se puede llamar carta o escrito).

Pero los documentos con los que trabaja Excel no se denominan hojas de cálculo sino libros de trabajo. La distinción entre ambos términos es sutil pero importante: un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo.

Por omisión, los libros de trabajo de Excel contienen tres hojas de cálculo distintas, aunque se puede hacer que contengan más o menos. Si observan en la parte inferior izquierda de la pantalla de Excel, hay varios botones con forma de punta de flecha seguidos de las palabras Hoja1, Hoja2, Hoja3, y que cada una de ellas aparece en lo que se asemeja a una ficha o pestaña. Para pasar de una a otra hoja de cálculo del libro de trabajo que tienen abierto sólo deben hacer clic en esas palabras.

Es posible crear distintas hojas de cálculo en el mismo documento, lo que es especialmente interesante cuando se trata de hojas de cálculo que tratan el mismo tema o que están relacionadas de alguna manera.

Manejo de una hoja de cálculo

Una de las razones que explican la popularidad de las hojas de cálculo es su facilidad de uso. Para crear un libro sólo hay que ejecutar el programa Microsoft Excel. Activar el Menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.

Una vez que se ha terminado de trabajar con un libro, es necesario guardar el archivo en disco.

Para guardar el archivo actual, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción Guardar para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro Guardar en, seleccionar la unidad y carpeta donde se desea guardar el archivo, en el recuadro Nombre de archivo, escribir un nombre que lo identifique al archivo y confirmar con Guardar.

Los archivos elaborados en Excel, se guardan como libro de Microsoft Excel.

Si el archivo no tiene nombre, se activa automáticamente la opción Guardar como...

Cuando el archivo ya tiene nombre, se actualizan los cambios realizados directamente.

En ciertas ocasiones será necesario volver a utilizar un archivo que ya está guardado, para consultarlo, corregirlo o enviarlo a impresión.

Para abrir un archivo que ya existe, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción Abrir para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro Buscar en, seleccionar la unidad y carpeta donde se encuentra el archivo, seleccionar el archivo que se desea abrir, al encontrar el archivo deseado, ejecutar el botón Abrir.

Una vez que se ha terminado de utilizar un archivo, es recomendable cerrarlo con el fin de liberar espacio en memoria.

Para cerrar el archivo actual, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción Cerrar.

Si no se ha guardado el archivo, Excel presentará un mensaje de advertencia.

Fórmulas

En cada una de las celdas que componen una hoja de cálculo es posible introducir un dato distinto.

Primero tienen que seleccionar la celda en que desean introducir el dato. Observar que dicha celda seleccionada tiene un reborde más grueso que las demás. A ese reborde se la denomina puntero de celda, e indica la celda en la que introducirán el dato, que a su vez se llama celda activa. Para mover el puntero de celda deben utilizar la tecla <tab> o las teclas del cursor.

Introducir un dato en una celda es tan sencillo como escribirlo con el teclado. Una vez que terminan de escribir, pulsar la tecla <Enter>. Ahora bien, ¿qué tipos de datos se pueden introducir en una celda? Pues, en concreto, pueden introducir un texto, un número, una fecha o una fórmula.

Utilizar Excel como una calculadora sencilla (es uno de sus posibles usos), pero realmente no aporta nada especial.

La verdadera potencia de Excel la constituye sus fórmulas dinámicas, es decir, aquellas que recalculan el resultado cada vez que cambian los operandos.

El procedimiento para crear una fórmula dinámica consiste en introducir las direcciones de las celdas que contienen esos números. Por ejemplo, introducir en la celda A11 la fórmula = A9+ A10. Al pulsar <Enter> Excel muestra el resultado de sumar los números que hay en las celdas A9 y A10.

Además de las fórmulas estáticas y dinámicas hay otras

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