Creación de una estructura de los informes

Creación de una estructura de los informes.

Según Murdick, Robert G.:

Deberá comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. El análisis de las responsabilidades del puesto comienza con el organigrama y con la identificación de los gerentes y sus funciones.

Se dispone de la primera parte de la tabla, el gerente de haya en una mejor posición de desarrollar la segunda parte, la cual trata de sus necesidades.

El segundo paso consiste en obtener la guía de puestos (o descripción de puestos) para cada gerente y en preparar una tabla que contenga sus obligaciones. Se incluye una columna donde se anota la información que el gerente recibe e el momento actual. Las dos columnas siguientes deberán indicar la frecuencia con que se recibe la información y el grado (aproximado) de detalle de cada componente de ella. Las tres siguientes columnas se refieren a la información que el gerente necesita para cumplir con su trabajo, a la frecuencia con que la requiere y el grado de detalles que se exige.

El siguiente paso del analista de sistemas consiste en preparar tres tablas, como se muestra en a), b) y c) de la Tabla 1. su elaboración se basa en el análisis, el juicio y el simple tanteo. La finalidad de construir un conjunto mínimo de informes con la menos redundancia posible y la mínima cantidad de datos irrelevantes (no información) para cada gerente.

Por ejemplo, un solo informe podría servir para todos los gerentes, pero cada uno utilizará quizá sólo una parte de él.

El problema de lograr una estructura óptima del sistema de informes no ha recibido, en general, mucha atención. Cuando pensamos que en casi todas las compañías los gerentes reciben informes que contienen información ajena a sus responsabilidades y que omiten la que es relevante, comprendemos de inmediato la necesidad de contar con un buen sistema de informes.

En una perspectiva de sistemas podemos desarrollar una estructura de informes que tengan en cuenta las necesidades de cada gerente, la información requerida para administrar todos los subsistemas, los informes de actividades pasadas, actuales y futuras; así como las necesidades internas y e

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