Cuadro Sinoptico

EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN

La función que desempeñan los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, esto es formando parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Comparativamente la planeación y el control que son funciones fundamentales en la gestión administrativa, son rasgos esenciales del proceso que se sigue para elaborar un presupuesto. A su vez la organización, la coordinación y dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con un solo fin: alcanzar los objetivos propuestos. (Figura 1.3).

PLANEACION

LA PLANEACION Y EL PRESUPUESTO: VENTAJAS Y LIMITACIONES

POR LA PLANEACIÓN

1. Se piensa en todas las actividades que se puedan realizar en un futuro.

2. Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar ante Determinadas situaciones

3. Se fijan estándares respecto a la actuación futura.

4. Se planean las actividades y actuación de personal.

POR EL PRESUPUESTO

• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.

• Se escogen aquellas decisiones que traigan mayores beneficios a la empresa.

• Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (de uso de materiales y costo, de mano de obra y costos indirectos de fabricación)

• Se pondera el valor de estas actividades.

1. Según la flexibilidad

 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

 Flexibles o variables

2. Según el período de tiempo que cubran

 A corto plazo

 A largo plazo

3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

 De operación o económicos

 Financieros (tesorería y capital)

4. Según el sector en el cual se utilicen

 Sector público

 Sector privado

ASPECTOS GENERALES

En las reuniones que efectúan algunos empresarios de importantes firmas colombianas, en ocasiones hablan del interesante tema de los presupuestos y afirman que manejan sus negocios con gran éxito sin ellos; pero estas personas no se dan cuenta que para lograrlo, por lo menos tienen incorporados los elementos esenciales de los mismos aunque no cuentan con un departamento de presupuestos en su empresa.

Para aquellas personas que se desempeñan en la dirección de una empresa bajo las orientaciones de los buenos presupuestos, para aquellos que no los utilizan y para quienes deseen implementar el sistema en cualquier empresa, se formulan algunas orientaciones que reportan buenos beneficios. Tales son:

1. Ejercer una labor de concientización haciendo notar tanto ventajas como limitaciones.

2. Determinar las características propias de la empresa. Análisis del entorno

3. Definir las actividades que realizaran las personas encargadas de formular el presupuesto. Designar el comité de presupuestos.

4. Definir las etapas a seguir en su preparación.

5. Elaborar un manual de presupuesto

6. Conocer las herramientas a las cuales puede recurrir en primer término.

LABOR DE CONCIENTIZACIÓN

Deberá darse tanto a nivel operativo como administrativo. Esta labor en el personal operativo es clave pues en él descansa la ejecución de lo que la dirección se ha propuesto. En cuanto a la dirección, si ésta no usa el presupuesto, será conveniente tratar de convencer al gerente para que efectúe el control de su empresa por medio del mismo. Deberá resaltar las ventajas del sistema, los beneficios que reporta tanto a mediano como a largo plazo y sus limitaciones

Esta es la labor más difícil, pues la mayor parte de las personas convive con sistemas

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