Cuestionario para Mesa redonda y quiz

Cuestionario para Mesa redonda y quiz

Semana del 24 al 28 de octubre del 2022

SEDE CEVILLAR Y BETSABE

Nombre: Keiner Rocco

1. Cuantos y cuales son los principios de la recepción de Documentos
2. ¿Decir si es verdadero o falso y porque que los principios de recepción de documentos son 6?
3. ¿Qué es la autenticación de documentos?
4. Definición de Circular y cuál es la estructura
5.  ¿Cuáles son las normas de gestión documental vigentes en Colombia?
6. Explique en pocas palabras de que trata la Política Nacional de Archivo
7. La Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos en que consiste
8. Que es Correspondencia Externa
9. Ejemplos de Correspondencia Externa y su estructura
10. Como se clasifican los documentos
11. Ejemplo de clasificación de documentos
12. Según el MANUAL CORPORATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, cual Su objetivo
13. Cuales son los 7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos
14. Cual es el ámbito de aplicación del Manual corporativo de gestión documental
15. Cuales son los formatos para el registro de documentos
16. Ejemplos de Formatos y Formatos generales y definirlo cada uno
17. En el siguiente link https://normativa.archivogeneral.gov.co/ circular EXTERNA 002 DE 2020 cuales son LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMNENTACIÓN DEL REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA-READH.
18. En los formatos de documentación existen los siguientes, definirlo y ejemplo

. - Formato único inventario documental

. - Consulta, préstamo y devolución de información

. - Índice electrónico.

1. En los formatos de documentación General existen los siguientes, definirlo y colocar ejemplo

. - Comunicado Externo

. - Comunicado Interno

. - Acta

. - Circular Externa

Respuestas.

1. Son 9 principios; almacenamientos, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, reglas del waflow, creación del documento y autenticación de documentos.
2. Falso porque los principios de recepción son 9.
3. La autenticación es la diligencia mediante la cual se le da autenticidad a la copia de un documento o a la firma de este, siempre que su texto no emane obligaciones.
4. Es una comunicación emitida por una autoridad superior o una inferior sobre un tema y con un propósito especifico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones. Su estructura se compone; encabezado: En una circular voluntaria, el encabezado puede o no estar presente. En una obligatoria, el encabezado incluye un membrete, sello, fecha y lugar.

Cuerpo: El mensaje suele utilizar un lenguaje formal pero no técnico y siempre se orienta hacia un determinado sector, grupo o población determinado.

1. Son los siguientes:

• Política Nacional de Archivos.
• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos.
• Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información.
• Circular 0001 del 31 de marzo de 2020.
• Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015.
• Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015.
• Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos.
• Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019.

1. Es un marco para reiterar la importancia de la memoria como fundamento de la sociedad, pero también plantea la renovación de su visión y de sus prioridades.
2. Establece requisitos y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos.
3. Es todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas, enviando o recibiendo documentos de clientes o proveedores.
4. Su estructura se divide en tres partes; carta de consulta, carta de cotización y carta de pedido; EJEMPLO:

JTB/clg.

c.c: Archivo Nancy Paola Macias Nuño carta cotización

Liceo Comercial de San Bernardo

Freire N.º 453

Teléfono 234 56 98

San Bernardo - Santiago

Santiago, 18 de mayo de 2011.

Señores

HP S.A.

Presente

REF.: Solicita envío de equipos Informáticos.

1. Se clasifican de la siguiente manera:

• Clasificación funcional
• Clasificación orgánica
• Clasificación por materias

1. Cuando una empresa organiza y clasifican los documentos cronológicamente se verán desde la fecha más antigua hasta las más actual o puede ocurrir al revés.
2. Su objetivo es suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en la entidad en el marco del sistema corporativo de archivos, así como garantizarle a la administración la dirección y control de los procesos de creación y control de sus registros de información.         
3. Son los siguientes:

• Según la cronología
• Sistema decimal
• Sistema de gestión documental basados en OCR
• Clasificación funcional
• Clasificación por materias
• Clasificación orgánica

1. Su aplicación debe ser de carácter obligatorio y de manera permanente en todos los ámbitos institucionales tanto en la ejecución del proceso de gestión de documentos, los procedimientos, satisfacer requisitos y establecer controles y cumplir con los objetivos institucionales en materia de registro de forma confiable.
2. Son los siguientes:

• Acta
• Certificación de participación de eventos
• Circular externa
• Circular interna
• Comunicado externo
• Comunicado interno
• Constancia de permanencia
• Control de cambios a los documentos de SIPG

1.  Se definen así:

• Formato: Es la estructura que define la forma en que se guarda y representa un determinado archivo electrónico. Ejemplo: JPEG (Imagen).
• Formato general: Números que se muestran de la forma en que los escribes, sin embargo, si la celda no es suficiente ancha para mostrar el numero completo, el formato general redondea los números que tienen decimales.

1. Circular externa 002 de 2020 para todas las entradas de la administración pública en sus diferentes niveles las entidades privadas de interés público. Asunto: Lineamiento para la implementación del registro especial de archivos de derecho humanos y memoria histórica readh.
2. Se definen:

• Formato único inventario documento: Constituye a un instrumento archivista de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o los asuntos de un fondo documental.
• Consultar, préstamo y devolución de información: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a utilizar la información contenida.
• Índice electrónico: Relación conformada por documentos electrónicos, foliados y de un mismo expediente para garantizar integridad, orden y autenticidad de los documentos.

1. Son las siguientes:

• Comunicado externo: La comunicación externa se refiere al conjunto de acciones informativas que una empresa dirige con el objetivo de reforzar las relaciones con diferentes públicos, ya sea sobre la propia compañía o sobre sus productos o servicios. Ejemplo: Netflix Latinoamérica.
• Comunicado Interno: Es un documento que puedes utilizar para comunicar mensajes importantes al interior de tu negocio. Es uno de los formatos mas comunes para las empresas y, aunque su presentación ha cambiado gracias a los avances de la tecnología, su uso sigue vigente hoy en día. Ejemplo:

México, CDMX, a 17 de marzo de 2022

De: Dirección de Recursos Humanos Human Quality

Para: Equipo de intérpretes LLS

Por medio de este comunicado les recordamos que, a partir del próximo 23 de marzo de 2022, nuestros clientes en USA cambian su horario a Daylight Savings Time, por lo que comenzarán actividades una hora antes de lo normal. Eso implica que las jornadas de trabajo para todos los intérpretes iniciarán 60 minutos antes de lo acostumbrado.

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