..Cómo podemos avanzar hacia una oficina sin papeles

Cómo podemos avanzar hacia una oficina sin papeles

Estando como estamos en la era digital, debemos considerar que en las oficinas ha de realizarse un proceso de expurgo de los expedientes cuando pasan de estar abiertos a cerrados o, a más tardar, en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General. Con ese proceso se trata de evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos, a la vez que mantenemos organizados los documentos generados.

Una vez cerrado el expediente, y antes de su archivo, se han de eliminar del expediente en papel los siguientes documentos:

- los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (el cual sí que se conserva);

- las notas internas cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo;

- todos aquellos documentos electrónicos que hayan sido impresos e incorporados al expediente en papel (excepto si son documentos reutilizables o actualizables);

- las copias y los duplicados de documentos cuyos originales estén perfectamente disponibles y localizados;

- los correos electrónicos que contengan una comunicación no incluida en el procedimiento objeto del expediente o sean equivalentes a una comunicación telefónica;

- documentos impresos de entidades externas tales como propaganda, catálogos y publicaciones comerciales, no relacionados directamente con el procedimiento que se está archivando;

- los faxes, ya que se conservarían los originales del documento enviado;

- la documentación de apoyo informativo: publicaciones, fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan por su función informativa, etc.

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