Oficina Sin Papel

Oficina sin papel

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Paso 1. La oficina sin papel se inicia con la organización de los expedientes o carpetas existentes en el archivo de la empresa o unidad. La organización incluye un inventario de cada uno de los expedientes y la transcripción del mismo a una base de datos, de esta forma, cualquier solicitud de información puede ser rápidamente atendida a través de la consulta en un microcomputador ya que de esta forma, obtenemos la ubicación física del documento. El inventario automatizado nos permitirá clasificar la información para seleccionar los documentos que deben ser digitalizados inicialmente debido a su constante consulta y aquellos que pueden ser digitalizados sólo si eventualmente alguien los solicita (por demanda).

Paso 2. Una vez seleccionados los documentos se inicia un proceso de digitalización masiva de documentos, para ello se instalan Scanners de alta velocidad (90 a 180 páginas por minuto). El proceso masivo cubre varios pasos, los documentos deben prepararse (extracción de las carpetas, desengrapado,etc.), deben numerarse cada una de las páginas a ser digitalizadas, transcribirse los datos de cada documento en la base de datos, procesar cada página y finalmente archivarlos de nuevo en la misma forma en la que estaban originalmente.

Paso 3.Todos los documentos digitalizados pueden ser consultados a través de un sistema de administración de documentos (document management), entre los cuales se cuenta el sistema SCAV el cual dispone de poderosas opciones de búsqueda por múltiples campos y visualización directa de las imágenes en pantalla con facilidades de impresión y elaboración de reportes.

Paso 4. Una vez organizados y digitalizados la totalidad de los documentos podemos "desaparecer" los papeles de nuestras oficinas, logrando con ello una verdadera "Oficina sin papel". Aunque los documentos originales deberán permanecer siempre disponibles no es necesarios mantenerlos en las oficinas. Para ello podemos clasificar los documentos en tres grupos:

1.- Aquellos que a pesar de estar digitalizados preferimos mantenerlos en las oficinas, almacenándolos en un Archivo rodante.

2.- Los que podemos enviar a almacenadoras de documentos. las cuales garantizan el envío de cualquier documento en menos de 24 horas, permitiéndonos liberar valioso espacio en nuestras oficinas.

3.- Aquellos documentos que por su antigüedad u obsolescencia pueden ser destruidos mediante "Acta de destrucción" con carácter legal.

Paso 5. Por último, para mantener una "Oficina sin papel" es necesario crear una unidad central o departamental que se encargue de la recepción de todos los documentos que ingresen, a fin de digitalizarlos y enviarlos a través de la mensajería electrónica a su destinatario final, quien podrá a su vez enviar copias electrónicas a todos aquellos

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