Oficina Sin Papel

INDICE

INDICE 4

OFICINA SIN PAPEL 5

HISTORIA 5

IMPACTO MEDIO AMBIENTAL 6

BARRERAS PARA SU IMPLANTACIÓN DEFINITIVA 6

EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES 6

VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES 7

HACIA LA OFICINA SIN PAPELES 8

LA TERCERIZACIÓN 9

SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED) 10

LOS NUEVOS ESTILOS DE TRABAJO 11

EL PAPEL DE LA INICIATIVA PERSONAL 11

LOS BENEFICIOS DE TRABAJAR SIN PAPELES 12

LO QUE SE VIENE 14

SOLUCIONES INFORMÁTICAS 15

CONCLUSIÓN 16

BIBLIOGRAFIA 17

OFICINA SIN PAPEL

Una oficina tradicional consiste en un sistema compuesto de infinidad de tipos contenedores donde almacenar los documentos como carpetas, cajas, fuelles y muchos otros, todos ellos requiriendo grandes cantidades de espacio y sujetos a la degradación.

Las empresas se ven obligadas a mantener estos documentos en buen estado de conservación por largos periodos de tiempo incurriendo en gastos bastante significativos en equipos y mantenimiento dependiendo de su tamaño y volumen de negocio.

Como contrapartida, la oficina sin papel representa un modelo más moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla y un ordenador conectado a la red corporativa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentación digital que se almacena localmente o se envía a través de la red corporativa o de Internet.

HISTORIA

La oficina sin papel, es un concepto relativamente antiguo que data de los años 1940 cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. Con la llegada de los ordenadores personales, esta idea toma renovado impulso, sin embargo, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Cabe destacar la aparición de un artículo aparecido en Business Week en 1975 que predijo la inminente adopción de la oficina sin papel. Por otra parte, 60 años de profecías dañaron mucho este innovador concepto a lo largo de los años.

Es con la llegada de Internet (Web y correo electrónico) que esta tendencia vuelve a retomarse toda su fuerza.

Hoy en día, la oficina sin papel está considerada una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Con la aparición de cada vez más modernos y completos programas de gestión empresarial, MRPs y ERPs.

Con la madurez de conceptos como la Factura electrónica y la firma electrónica, se eliminan dos muros antes insalvables como la eliminación de facturas y contratos en papel. Gracias a la firma digital, las versiones electrónicas de dichos tipos de documentos se consideran incluso más seguras que sus predecesores.

IMPACTO MEDIO AMBIENTAL

El impacto de la oficina sin papel sobre el entorno puede llegar a ser enorme, solo en España se utiliza para la producción de papel destinada a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol, cada año.

Debido a la facilidad de uso de los nuevos sistemas de impresión, entre los años 1980 y 2000 la cantidad de papel consumido en oficinas creció un 100%. A partir del año 2000 se detuvo este crecimiento y desde entonces ha empezado a decrecer el consumo de papel en las oficinas, teóricamente a causa del cambio generacional, la nueva generación prefiere leer los documentos directamente en la pantalla en lugar de imprimirlos para leerlos después.

BARRERAS PARA SU IMPLANTACIÓN DEFINITIVA

Para su total implantación existen diversas barreras a superar:

• Procesos de negocio ya establecidos.

• Regulaciones gubernamentales.

• Desconocimiento de la tecnología y sus herramientas.

• La longevidad de los documentos digitales.

En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de España han supuesto un gran impulso para la adopción de la oficina sin papel; si bien la adopción real, especialmente en las pymes es reducida, se han sentado las bases para su futuro desarrollo.

EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES

La oficina computarizada o la oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar, todo en un alegre desorden.

Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente computarizada se popularizó como un ideal a alcanzar. El concepto es uno de los métodos más nuevos y menos entendidos de mejorar dramáticamente la eficiencia en la oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la tala de bosques y la altísima demanda de agua (un recurso actualmente muy comprometido) que insume la fabricación de papel.

Básicamente, el término "oficina sin papeles" describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital. A veces la oficina computarizada se refiere a simplemente la "duplicación de documentos". A menudo confundida como una iniciativa tecnológica, la oficina totalmente computarizada sigue un proceso de lenta implementación en muchas empresas.

VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES

Pero las implicancias de la oficina computarizadas se extienden mucho más que la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible.

En una oficina computarizada nunca volverá a perder documentación y desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa información. La seguridad también aumenta en una oficina computarizada pues usted puede sencillamente controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo. También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una información en un documento, ideal para información contable o crítica.

En realidad la oficina computarizada es una inversión dado que reduce los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos en papel. Las empresas que adopten la oficina totalmente computarizada también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.

Además, se

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