SharePoint Portal Server Ayuda A JetBlue Airways A Operar Sin Papel

JetBlue Airways está afuera para elevarse por encima de sus competidores vinculados con el trabajo administrativo siendo más digital y más eficiente. Conforme se ha ampliado la aerolínea para dar servicio a 15 ciudades y emplear a 1,300 trabajadores en 15 meses de operación, se ha vuelto vital para la compañía compartir la operación de manera transparente a través de las fronteras geográficas y los límites organizacionales. El Director de Sistemas, Jeff Cohen declara: “Perdemos un tiempo valioso cuando un trabajador de informática debe ayudar a un usuario a correlacionar un controlador con un servidor en otra ciudad para poder acceder a un documento. Y para hacer dinero haciendo que la gente vuele de costa a costa por cerca de US $129, tenemos que ser eficientes”.

Sin algún medio de administración centralizada de documentos, era difícil compartir las mejores prácticas, encontrar la información para resolver un problema de un cliente o asegurar que se estuviera utilizando la versión correcta de un procedimiento o de un documento. “Cuando teníamos las cosas en diferentes áreas en diferentes servidores, era difícil que las personas siguieran los procedimientos de trabajo administrativo correctamente”, enfatizó Cohen. “Y la FAA puede hacer que los errores de papeleo sean costosos”.

JetBlue necesitaba una manera para que los empleados encontraran fácil y rápidamente la información que se producía en diferentes departamentos y ubicaciones. Intentaron compartir los documentos almacenándolos como anexos en carpetas de correo público, pero “eso no funcionaba”, indicó Cohen. “Toda la información estaba en un sólo lugar, pero no estaba organizada ni indexada. La información tenía que estar en un formato de correo—no era fácil encontrar lo que se necesitaba”.

La meta de Cohen fue reducir costos al eliminar los esfuerzos duplicados, así como las formas en papel, de las operaciones diarias de JetBlue. “Si escribes información en una forma y después tienes que trasladar esa información escrita a una base de datos, simplemente tienes que hacer el trabajo dos veces”, comenta. “El papel hace que el mismo trabajo se repita una y otra vez”.

La única cabina de pilotos sin papel en el cielo

La respuesta de JetBlue a algunos de estos retos es la primera cabina de pilotos sin papel. Mientras todos los pilotos de otras aerolíneas utilizan manuales y formas impresas, los pilotos de JetBlue utilizan laptops que tienen acceso a un almacén central de documentos en Microsoft SharePoint Portal Server. SharePoint Portal Server integra las funciones de administración de documentos y de búsqueda con aplicaciones familiares de Microsoft, tales como Office e Internet Explorer. SharePoint Portal Server hace posible:

 La clasificación de documentos por categorías y propiedades

 La indexación de diversas fuentes de contenido

 El enrutamiento de las aprobaciones

 El control de versiones

 La notificación al usuario de los cambios a los documentos suscritos

La cabina de pilotos sin papel trajo ahorros importantes a JetBlue en tiempo y dinero. “Tenemos un valor de 100 megabytes en manuales que reciben de tres a cuatro actualizaciones por semana”, indicó Cohen. “Con los manuales en papel, se tienen que imprimir las páginas nuevas, distribuirlas y después quitar las páginas anteriores e insertar las páginas nuevas. Multiplique 300 pilotos por tres a cuatro cambios a los manuales a la semana. Esto quiere decir miles de horas de piloto al año que se dedican a organizar papel. SharePoint Portal Server elimina todo este desperdicio, sin mencionar los costos de impresión y distribución."

Un depósito central para todo

JetBlue también utiliza las funciones de indexación y búsqueda exclusivas de SharePoint Portal Server para ayudar a los trabajadores a que compartan mejor la información. El motor de búsqueda utiliza un algoritmo de clasificación por relevancia revolucionario para apuntar

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