LABORATORIO SIN PAPELES

La construcción de las plantillas de computador incluye prever las características de garantía de calidad de un documento, que comienzan con su autenticidad, en cuanto ha sido creado o tramitado con el propósito adecuado, por personas autorizadas y en las fechas indicadas. Continúa con la fiabilidad, en cuanto contiene información completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio. Prosigue con la integridad, en cuanto no ha sido amputado o modificado y termina con la disponibilidad, que permite hallarlo con facilidad.

Pero todo ello se hace simple mediante el uso de claves que limitan el acceso y con un correcto entrenamiento del personal involucrado. Los documentos son creados en el momento en que tiene lugar una operación, por una persona que posee la clave para abrir la plantilla que guía la ejecución. De la misma manera los documentos se protegen contra modificaciones no autorizadas y se consigue que las modificaciones queden indicadas de forma explícita y dejando traza.

Como suele suceder, la clave del funcionamiento de un sistema de archivo es la disciplina por parte de los usuarios para utilizarlo, de manera que se preserve el orden establecido. En general, puede decirse que la disciplina de los usuarios dependerá de la facilidad de uso global del sistema, aunque siempre hay que añadir una buena dosis de entrenamiento.

Puede aceptarse que los archivos de computador bajo clave se encuentran bajo control en las instalaciones (los discos duros) de la empresa que los genera. Las claves sólo impiden que personas no autorizadas consulten o alteren los documentos por error o sin intención. Más allá, la seguridad siempre es relativa a la intención perversa: si alguien quiere, consigue romper hasta las claves de mayor seguridad. Para evitar la alteración de archivos por parte de terceros suele utilizarse el artificio de enviar archivos de lectura, en particular los “pdf”, que contienen la información “sin permitir” ninguna modificación (de nuevo, si alguien tiene la intención perversa de modificarlos… lo conseguirá).

El correo electrónico cumple un papel de compromisario entre las partes involucradas, en cuanto permite identificar documentos, contextos y compromisos establecidos en la comunicación entre personas. Nunca se insistirá lo suficiente en la necesidad de establecer una cadena de mensajes y respuestas sobre el mismo mensaje original, de manera que siempre esté disponible la información que traza los hechos actuales hasta su origen.

Un último detalle en el manejo de información con archivos de computador está en la firma de los documentos. De nuevo aparece la aceptación de buena fe frente a la intención perversa. Sin embargo, no debe olvidarse que los resultados analíticos de un laboratorio se utilizan para tomar decisiones, la firma de un informe puede ser respaldada por el laboratorio que origina el documento, pero

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