DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS EN UN HOTEL

DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS

La comunicación interna y externa de un hotel es responsabilidad del departamento de teléfonos, por lo que resulta muy importante que el personal del mismo cuente con la capacitación y el material necesarios para operarlo con eficacia y eficiencia. En este libro se describen los procedimientos que debe conocer y aplicar cada uno de los elementos del departamento de teléfonos, con el fin de que el servicio de recepción y trasmisión de llamadas se realice con la debida atención y los huéspedes reciban la orientación e información precisas sobre todos los servicios que ofrece el hotel.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

Mantener la buena comunicación tanto dentro como fuera del hotel.

Brindar el mejor servicio posible al cliente.

Proporcional la mayor información posible al cliente sobre los servicios que se ofrecen.

Dar una buena imagen del hotel al cliente.

FUNCIONES POR PUESTO

Gerente del departamento.

Coordina, orienta y supervisa las labores de las operadoras.

Se encarga de que el equipo sea tratado con el mayor cuidado.

Tomar las medidas necesarias para prevenir y corregir cualquier falla.

Canaliza las quejas del servicio.

Selecciona a los empleados para ocupar los puestos de telefonistas.

Supervisor de telefonistas

Entrena la personal.

Elabora los reportes de daños al equipo.

Verifica la elaboración de cargos a las habitaciones.

Revisa y archiva los reportes de largas distancias.

Atiende las llamadas de los huéspedes vip.

Operadora

Verifica las condiciones del equipo.

Verifica la función de las líneas.

Atiene las solicitudes del huésped.

Atiende las solicitudes del personal

Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes y personal.

Localiza a las personas por medio de voceo.

Realiza el servicio de despertador.

Promueve los servicios del hotel.

MATERIAL DE TRABAJO

Conmutador: central telefónica a donde entran y salen las líneas telefónicas.

Aparato telefónico.

Papeleria:

Boleta para llamadas de larga distancia: Es donde se anotan los datos que proporciona la persona que solicita la(s) llamada(s).

Cargos por larga distancia: Es la forma donde se anota el importe que se va a cobrar por concepto de las largas distancias efectuadas, o por informes y esta forma se añade al file de la habitación, donde se encuentran todos los consumos de los pasajeros.

Forma de recado telefónico: Es la que se utiliza para enviar los mensajes a los huéspedes del hotel, este se coloca en

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