Departamentos Del Hotel

GERENTE GENERAL

Es el responsable de la definición de los ejes estratégicos de la empresa, los objetivos y los medios necesarios para lograrlos por medio de la planificación, organización, dirección, coordinación y control. Es decir, el gerente general es el encargado de determinar las pautas para la obtención y el uso de los recursos de la empresa, conforme a un plan y organiza las tareas de los otros dentro de una estructura.

El gerente general realiza las siguientes funciones:

Programa de Asistencia a Pequeños Hoteles de Centroamérica ICT - OEA - CCT / SICA

• Coordina y controla el desarrollo de las operaciones según el plan, y revisa la estrategia y las estructuras de la empresa en respuesta de imprevistos, que puedan ser externos y/o internos.

• Establece y lleva a cabo normas necesarias para un mejor desarrollo de la política de personal.

• Confecciona los presupuestos y fija los controles necesarios para su consecución.

• El gerente general es el encargado de aprobar los presupuestos presentados por los distintos departamentos y de fijar los controles presupuestarios necesarios para que se cumplan los mismos; también analiza información periódica acerca del cumplimiento o no del presupuesto,

por si surgiera la necesidad de cambiarlo.

• Supervisa los costos y los índices de rentabilidad marcados por el presupuesto.

Cuando se detectan desviaciones presupuestarias es el encargado de analizar los desvíos y dar las normas correspondientes para su corrección.

• El gerente general es el encargado de verificar y aprobar las distintas propuestas de obras que se realizarían en la empresa.

• También determina la política de mantenimiento.

• Es el encargado de establecer las políticas de compras y de ventas.

Programa de Asistencia a Pequeños Hoteles de Centroamérica ICT - OEA - CCT / SICA

• Mantiene la política adecuada en cuanto a las relaciones externas, es decir determina las pautas de trabajo de los encargados de relacionarse con empresas o personas, fuera de la empresa.

En general el gerente se mueve dentro de tres esferas: interpersonal, informacional y decisional. Y dentro de cada una realiza las siguientes funciones:

Interpersonal:

• Asegura la representación de la empresa en el exterior.

• Dirige a los subalternos.

• Asegura el enlace entre los públicos.

Informacional:

• Actúa como vocero.

• Comunica los objetivos de la organización.

• Controla la implementación de la estrategia.

Decisional:

• Inicia el cambio en la organización.

• Resuelve problemas cuando se presentan.

• Asigna los recursos de la empresa.

• Negocia con los distintos publicos del establecimiento

(Proveedores, operadores, etc.).

RECEPCION

La recepción es uno de los lugares más importantes del hotel para el huésped y el mismo hotel.

En este lugar el huésped se registra, se solucionan varios de sus problemas, recibe información del hotel y del destino, recibe y entrega recados, etc.

Para el hotel es muy importante, por que controla los registros de los huéspedes, vende servicios del hotel, controla paquetes

y planes de estancia y obtiene información muy valiosa para la organización.

El Área tiene entre otras funciones.

• Control de tarjetas de registros y folios.

• Control de reservaciones del día.

• Aplicación de tarifas.

• Determinación de procedimientos de entrada, cambio

y salida del huésped.

• Control de grupos.

• Control de reporte de ama de llaves.

• Control de depósitos.

• Atención al cliente.

• Cheques, ajustes y descuentos.

• Salidas tardes.

• Colabora en la selección de personal.

• Colabora en la capacitación.

Información que recibe.

• Partes diarios de ocupación.

• Estados de habitaciones.

• Llegada de Huéspedes.

• Cuadros tarifarios.

• Información del contexto.

RECEPCIONISTA

Sus obligaciones con el huésped son conocer:

• Instalaciones y servicios del hotel.

• Localización y tipos de cuartos con sus respectivas tarifas.

Sus obligaciones con el Establecimiento son conocer:

• Procedimientos y políticas del hotel.

• Registrar al huésped y asignar habitaciones.

• Autorizar cambios de cuartos.

• Controlar llaves de los cuartos y llave maestra.

• Dar salida al cuarto.

• Verificar los reportes de ama de llaves.

• Recibir solicitudes, cambios y cancelaciones de reservas.

• Manejar paquetes y planes de estancia.

• Verificar racks numéricos y alfabéticos.

• Realizar cortes de habitaciones.

• Verificar el rack de recepción con el de ama de llaves.

• Entrega de los recados telefónicos.

• Hacer un pre registro del huésped o grupo.

• Disposición de venta (dar sugerencias).

Revisar:

• Importe del huésped en tránsito.

Programa de Asistencia a Pequeños Hoteles de Centroamérica ICT - OEA - CCT / SICA

• Importe del huésped permanente.

• Numero de cuartos disponibles.

• Numero de cuartos ocupados.

• Numero de huéspedes.

• Promedio por cuarto ocupado.

• Precio promedio por huésped.

Controla los siguientes items:

• Quejas de huésped.

• Cupones de planes especiales.

• Entrada y salida de grupos.

Otras actividades que se realizan en el Área:

• Realiza estadísticas de clientes en relación a sus Reservaciones.

• Firmar acuses de recibo para depósitos.

• Colaborar en la entrada del huésped.

• Atender reservaciones de huéspedes importantes.

• Asesorar al gerente de división de cuartos en la elaboración de los presupuestos.

• Autorizar requisiciones al almacén general.

• Autorizar órdenes de compra de suministros de su departamento.

• Supervisar la correcta aplicación.

RESERVAS

El sector de reservas es el sector por el cual un cliente se pone en contacto con la empresa. Es importante para el hotel, porque:

Programa de Asistencia a Pequeños Hoteles de Centroamérica ICT - OEA - CCT / SICA

• Controla la ocupación futura.

• Evita sobreventas.

• Informa sobre los pronósticos de ocupación.

Funciones:

• Contestar las llamadas

...